Een licentiepakket voor alle medewerkers aanschaffen betekend nog niet dat zij het gaan gebruiken. Als werkgever moet je jouw medewerkers hierin begeleiden. Daarnaast moet je van alle applicaties welke jouw organisatie gebruikt een handboek hebben waarin staat aangegeven wat de richtlijnen zijn. Met deze twee aspecten zorg je ervoor dat jouw medewerkers op de juiste wijze omgaan met de mogelijkheden van Microsoft 365.

Om ervoor te zorgen dat jouw medewerkers goed omgaan met Microsoft 365, dan hebben zij de juiste begeleiding nodig. Het begint allereerst met duidelijke en tijdige communicatie. Laat iedereen weten dat en wanneer je over wilt gaan op Microsoft 365, wat je doelstellingen daarbij zijn en wat de reden is geweest voor de overgang.

Verder moet je een groep medewerkers aanstellen als Early Adopters of Key Users. Deze groep is goed in het adopteren van nieuwe processen en applicaties en kunnen dit enthousiast overbrengen op anderen. Deze groep medewerkers moet een goede weergave geven van jouw organisatie. Hiermee zorg je straks voor een groter draagvlak én meer aanspreekpunten binnen de organisatie.

Daarnaast is het natuurlijk noodzakelijk dat medewerkers getraind zijn in de basisfunctionaliteiten en richtlijnen omtrent de applicaties. Neem niet te weinig en niet te veel tijd voor de training. Hierbij zit de 'sweet-spot' op anderhalf tot twee uur. In de training zijn ze op de hoogte gebracht van de mogelijkheden, is er ruimte voor vragen én maken ze opdrachten.

Als iedereen op de hoogte en getraind is, moet je ze uiteraard handvaten en nazorg bieden. Zo kan een handboek en video instructies veel schelen in het gebruik richting de toekomst. Het kan namelijk onmogelijk zo zijn dat alle medewerkers alles van de training onthouden. Zij hebben steun nodig van de Early Adopters en materialen.

Tot slot is het belangrijk dat ze een opfristraining kunnen krijgen. Dit is een verkorte versie van de training die ze eerder al hebben gevolgd. De opfristraining bestaat uit de belangrijkste functionaliteiten en richtlijnen. Verder is het voornamelijk bedoeld voor vragen van de medewerkers.

Hieronder bespreek ik alle bovengenoemde onderwerpen nog gedetailleerd verder.

Communicatie

De communicatie met de medewerkers begint al op het moment dat je weet dat je wilt gaan starten met het gebruik van Microsoft 365. Geef daarom tijdig aan dat het bedrijf over gaat op Microsoft 365, wat je daarmee wilt bereiken, wat het inhoudt voor iedereen en wanneer iedereen getraind wordt.

Houdt verder iedereen maandelijks op de hoogte rondom Microsoft 365 omtrent alles wat er speelt. Zo ga je een keer de Early Adopters aanstellen en is het belangrijk dat iedereen weet wie dat zijn, hoe zij bereikt kunnen worden en wanneer hun werkdagen zijn.

Zet dus alle communicatiemomenten op het begin al vast. Wat wil je wanneer naar iedereen communiceren? Ook als je niets nieuws te melden hebt, is het toch goed om iedereen weer eraan te herinneren. Het communiceren doe je tot de laatste opfristraining.

De wijze waarop je communiceert is ook erg belangrijk. Zo is het noodzakelijk dat dezelfde communicatie op verschillende media komen te staan. Heb je bijvoorbeeld een intranet? Zet het daar dan zeker op. Mail daarnaast ook alle medewerkers. Zorg er tot slot voor dat alle managers hun medewerkers erover informeren.

Early Adopters

De Early Adopters zijn ook essentieel voor het succes van de adoptie van Microsoft 365. Afhankelijk van je organisatie grootte benoem je een aantal medewerkers tot Early Adopters. Dit worden veelal ook de key users genoemd van een applicatie. Deze groep wordt als eersten getraind in het gebruik van Microsoft 365. De training die zij ontvangen is erop gericht dat zij eerste lijn vragen kunnen beantwoorden. Zij ontvangen het naslag materiaal al eerder, zodat ze deze kunnen doornemen.

De Early Adopters zullen vervolgens bekend worden gemaakt in de organisatie, waarna alle medewerkers bij hen terecht kunnen met functionele vragen. Daarnaast dienen zij andere medewerkers te enthousiasmeren over het gebruik van Microsoft 365. Ze geven iedereen gevraagd en ongevraagd adviezen en tips.

Training Microsoft 365

Dan is er uiteraard een training voor alle medewerkers. Het is niet mogelijk om alle medewerkers in één keer in een training te krijgen. Hierom moet je op meerdere momenten een training plannen. Vervolgens kunnen medewerkers zich op een van de momenten inschrijven.

Tijdens de training ga je één applicatie aan het licht brengen. Doe je er meer, dan kan dit te veel worden. Verder worden de basisfunctionaliteiten en richtlijnen benoemd. Zo kan je bijvoorbeeld gebruikmaken van opnames tijdens een Teams-vergadering. Alleen wat is daar de richtlijn in? Mag het wel of juist niet? En als het wel mag, wanneer mag je het dan gebruiken?

Tot slot eindig je met oefeningen. Door praktische en snelle oefeningen zorg je ervoor dat medewerkers het snel onder de knie krijgen. Zij kunnen daarnaast ook direct vragen stellen als ze er niet uit komen.

Benieuwd naar trainingsmogelijkheden? Bekijk dan deze website waar ze trainingen hierin voor jou op maat verzorgen.

Nazorg

Nazorg gaat om het materiaal wat je geeft aan alle medewerkers. Maak daarom een handboek met alle richtlijnen en handelingen. Zorg ervoor dat deze in de taal beschikbaar is welke je medewerkers spreken. Het kan vaak geen kwaad om een handboek in het Nederlands en Engels te maken.

Daarnaast is het belangrijk dat je kijkt naar het jaar waarin we nu leven. Een handboek is prettig voor veelal de oudere medewerkers. Alle jongeren willen liever video's. Mocht je graag de jonge frisse winden willen aannemen, zorg er dan voor dat je ook op hun behoefte inspeelt. In plaats van een handboek kan je ook korte instructie video's (laten) maken.

Op deze manier kan je nog veel leuk materiaal bedenken. Een klant van ons heeft een keer gevraagd om een geplastificeerd A4 met daarop een aantal instructies en richtlijnen. Deze wilde ze namelijk bij de vaste PC's neerleggen. Denk daarnaast niet alleen aan wat handig kan zijn en maak het bespreekbaar. Jouw medewerkers weten vaak precies wat ze nodig hebben en in welke vorm.

Opfristraining

Zodra de nieuwe applicatie is geland kan je een opfristraining inplannen. Deze training vind vaak plaats ongeveer een maand na de laatste training aan de medewerkers. Tijdens de opfristraining worden de belangrijkste richtlijnen en functies weer benoemd. Verder staat het vooral in het teken van vragen stellen en behoeftes meten.

Door middel van deze training kom je er ook achter of dat je iedereen goed hebt bereikt met je communicatie. Daarnaast kan je direct navragen of het naslagmateriaal in orde is. Haal hier dus goede feedback vandaan en ga daarmee aan de slag.

Op basis van wat er uit de opfristraining is gekomen, kan je opnieuw een opfristraining inplannen.

Meer over Microsoft 365

Wekelijks plaats ik blogs over allerlei IT onderwerpen. Deze blogs vind je hier. Instructies over allerlei soorten software kan je natuurlijk ook vinden! Neem dus gerust een kijkje op mijn website.