Het blijft soms lastig te begrijpen wat SharePoint nu precies is. Je ziet het veel voorbijkomen, ook in combinatie met Microsoft Teams. De verhouding tussen Teams en SharePoint kan je teruglezen in mijn vorige blog.

Soms moet je ook niet te veel in één keer willen begrijpen. Focus je daarom op iedere applicatie van Microsoft afzonderlijk, voordat je je gaat afvragen wat dan de verhouding is met een andere applicatie. Take it easy!

Heb je hier al eens aangedacht?

Wat is SharePoint?

Laten we daarom eens gaan kijken naar enkel Microsoft SharePoint. Dit is een webapplicatie. Dat betekent dat het enkel vanuit een website te benaderen is. Je kan met SharePoint jouw eigen interne website gaan maken, waarin je alles beheerd wat met het interne reilen en zeilen te maken heeft.

Als we eens alles op een rij gaan zetten wat het allemaal voor jou kan betekenen, dan krijg je een beeld van de mogelijkheden. Behoed jezelf wel voor de gedachte "dat heb ik helemaal niet nodig, dus SharePoint is niets voor ons". Microsoft wordt door veel type organisaties wereldwijd gebruikt. Het dus inderdaad niet gespecificeerd op de grote van jouw organisatie of het type organisatie. Het heeft daarom voor elk wat wils. Daarom is de kans zeer groot dat jij inderdaad niet van alle mogelijkheden gebruik gaat maken. De kunst zit hem erin dat je door gaat krijgen welke functionaliteiten wél handig zijn voor jullie.

Als we kijken naar de grote rode draad in functionaliteiten, dan zou ik de volgende punten benoemen.

• Intranet
• Document managementsysteem
• Procesoptimalisatie
• Rapportages

Intranet

Je kan met SharePoint jouw eigen startpagina helemaal naar eigen hand zetten. Denk daarbij aan kleurcodes, foto's en logo's! Hierdoor krijgt de omgeving echt de volledige look-and-feel van het bedrijf. Wellicht is dit voor jou niet belangrijk, toch zullen veel gebruikers opgelucht zijn met deze opties. Het gevoel van 'zo veel verschillende applicaties' verdwijnt een beetje als het de juiste huisstijl heeft.

Verder kan je al jouw interne nieuwsberichten kwijt op SharePoint. Alle medewerkers krijgen hiervan zelfs een een notificatie, zodat ze echt getriggerd worden om het bericht te gaan lezen. Zo houd je iedereen aangehaakt met wat er speelt.

Je kan een gezamenlijke team-agenda maken, waarbij de eerste X aantal items op de pagina worden getoond. Die kan je bijvoorbeeld inzetten voor jubilea, verjaardagen, BHV-activiteiten, beursplanning en veel meer! Je kan deze functionaliteit ook meerdere malen gebruiken, zodat niet alle onderwerpen door elkaar lopen.

De navigatie van de website kan je zowel aan de linkerkant van het scherm als aan de bovenzijde laten tonen. Het prettige van de navigatiebalk is dat die daar altijd blijft staan. Zo kunnen gebruikers gemakkelijk door de omgeving blijven klikken.

Naast een hoofdpagina kan je ook subpagina's maken, om bijvoorbeeld dieper op een onderwerp in te gaan. Een voorbeeld hiervan is bijvoorbeeld een pagina omtrent ICT, waarop je veel informatie kan vinden over jullie ICT-omgeving. Werkinstructies, hoe vraag je om support en nog veel meer. Of bijvoorbeeld HR, waarop iedereen alles kan vinden over de interne regels.

Tot slot zitten er nog allerlei mogelijkheden in zoals een klok waarvan je kan aangeven vanuit welk land het de tijd moet aangeven, koppelingen naar andere websites, Twitter, het weer en nog veel meer.

Document managementsysteem

De meest gebruikte functionaliteit in SharePoint is de optie om documenten te beheren. Zo zie je tegenwoordig veel verschuivingen van werken met de schijf (fileserver) naar werken met SharePoint.

Je kan in SharePoint exact hetzelfde als dat je kan met jouw bestanden op de schijf of op jouw laptop. Het ziet er in wezen dan ook nog vrijwel hetzelfde uit. Echter, SharePoint geeft je nog veel meer mogelijkheden rondom documentbeheer.

Naast uiteraard het verplaatsen, kopiëren, naam wijzigen e.d. heb je in SharePoint ook de optie voor automatisch opslaan. Deze functionaliteit is op het begin niet altijd geliefd, toch krijgt het naar mate de tijd verstrijkt wel de erkenning die het verdiend. Vanuit oudsher zijn wij gewend dat we documenten zelf moeten opslaan. Daarom hebben we nu allemaal dat stemmetje in ons hoofd die bij het openen van een nieuw Excel document gelijk roept "OPSLAAN!". Met de optie voor automatisch opslaan is dit stemmetje niet meer nodig. Gelukkig maar, want soms zitten we zo in ons element dat we het stemmetje niet gehoord hebben en dan kan het snel fout gaan. Het is niet voor niets dat mijn video "Zo haal je niet-opgeslagen documenten weer terug" een van mijn best bekeken video's is.

Verder heb je nu ook de optie voor automatisch versiebeheer. Dat houdt in dat de horror van documentnamen zoals "Rapportage V3.12.1 DEF" en vervolgens "Rapportage V3.12.1 DEF ECHT" voorbij zijn. Ik krijg tot op de dag van vandaag kriebels van dat soort benamingen. Hoe weet je uiteindelijk na 10 verbasteringen van "definitief" nu wat de echte definitieve versie is? In SharePoint worden alle versies netjes bijgehouden en kan je allemaal ook rustig terugkijken. Een oude versie bewerken gaat (gelukkig!) niet, dus daar heb je geen omkijken meer naar. Ook heb je de mogelijkheid om een oude versie terug te zetten, mocht er iets totaal verkeerd zijn gegaan tijdens het bewerken van de huidige versie.

Naast extra functionaliteiten van documenten heb je ook een beter overzicht van jouw mappen en documenten. Naast de naamgeving, wanneer het voor het laatst is gewijzigd en door wie, kan je in SharePoint nog meer informatie aan die reeks toevoegen. Denk bijvoorbeeld aan 'eigenaar', 'einddatum' en nog veel meer informatie! Aan de hand van die informatie kan je bijvoorbeeld zorgen voor procesoptimalisatie en rapportages.

Procesoptimalisatie

Door informatie toe te voegen aan jouw mappen en documenten, kan je gemakkelijk automatische processen laten lopen. Stel je bijvoorbeeld voor dat je een klantenmap hebt. Je hebt hierbij een kolom toevoegt met de accountmanager en een kolom met een datum. Op basis van de datum kan je een proces activeren dat een maand voordat de einddatum nadert de accountmanager een mail ontvangt. Je hebt zelf invloed op de frequentie van de melding en de inhoud van de mail. Dit kan je bijvoorbeeld ook doen voor ISO documenten die eens in de zo veel tijd weer herzien moeten worden. Deze simpele doch handige automatisering scheelt veel tijd en fouten.

Verder kan je in SharePoint ook zelf lijsten maken. Deze lijsten kan je vergelijken met een Excel lijst met kolomnamen en daaronder data; alleen dan in SharePoint verwerkt. Op basis van de informatie in de lijst kan je ook weer automatische processen laten lopen. Denk bijvoorbeeld aan een kolom waarin de status wordt aangegeven. Zodra de status wijzigt kunnen er weer automatische processen gaan lopen. De opties hierin zijn eindeloos. Je hierin laten begeleiden door een expert raad ik zeer sterk aan.

Rapportages

We hadden het net al even gehad over de SharePoint lijsten die lijken op Excel. Zowel de lijsten als een overzicht van jouw mappen inclusief kolominformatie kan je exporteren naar Excel. En vervolgens kan je daar dan een rapportage in maken van de gekregen informatie.

Mocht jij vaker informatie uit SharePoint exporteren om vervolgens eenzelfde soort rapportage te maken, dan raad ik jou aan om Power BI te gaan gebruiken. Power BI is een gratis tool van Microsoft die jij op jouw laptop kan downloaden en is perfect voor repeterend werk. Als jij jouw Excel export in Power BI zet en vervolgens jouw rapportage gaat maken, dan onthoud het systeem de stappen die jij hebt gemaakt. Dat zorgt ervoor dat jij bij de volgende export alleen maar tegen het systeem hoeft te zeggen dat de informatie is vernieuwd. Hij gaat dan al jouw stappen langs in enkele seconden en dan ben je klaar!

Vraag om advies

Door middel van video's en artikelen over SharePoint krijg je wellicht een beeld hoe het voor jou moet werken. Toch geeft het vaak een geruststellend gevoel als je geholpen wordt door een expert. Mocht je het prettig vinden hoe ik uitleg geef, dan kunnen we altijd samen bekijken of ik jullie verder kan adviseren en/ of helpen.

Uiteraard moet je niet bij mij langs voor advies en kan je dat advies ook ergens anders krijgen. Wees altijd wel kritisch op de expert die je aanhaakt. Een vereiste is dat er altijd training of advies wordt gegeven naar aanleiding van jóúw type organisatie. Een globaal, algemeen advies kunnen namelijk veel mensen wel geven. De kunst zit hem in het bedrijfsspecifiek maken van de oplossingen.