Outlook, Teams en Yammer

OnlineTechTips
15 januari 2021
20:35
0 reacties

Mensen die steeds meer gaan werken met Microsoft 365 of juist net beginnen stellen veel vragen over de combinatie Outlook, Yammer en Teams. Via deze drie applicaties kan je namelijk communiceren met collega's en groepen. Alleen wat kunnen deze applicaties nu nog meer, waar zijn ze nu echt voor bedoeld en wat is de best practices?

Outlook

Microsoft Outlook is de applicatie waarmee je e-mails kan sturen. Zo heb je altijd een persoonlijke inbox en heb je de mogelijkheid om deel te nemen aan gezamenlijke mailboxen. Vanuit hier communiceer je hoogstwaarschijnlijk het meest, ondanks dat dat eigenlijk niet meer van deze tijd is.

E-mails hebben veelal nog een formeel karakter, waarbij je begint met een aanhef en sluit met een automatische handtekening. Dit voelt natuurlijk niet aan als anno 2021. Gelukkig hebben daarvoor inmiddels nieuwe applicaties zich voor aangemeld zoals een Yammer of Teams. Maar daar komen we straks op!

Outlook staat in de Cloud, wat inhoudt dat je ten allen tijden bij je e-mail terecht kan. Met welk apparaat dan ook. Dit maakt het gemakkelijk om bijvoorbeeld onderweg je e-mail te controleren en zelfs te beantwoorden.

Outlook is inmiddels geïntegreerd met een aantal Microsoft applicaties als SharePoint, Teams en To Do. Dit maakt het werken in Outlook zeer dynamisch en efficiënt, omdat je niet steeds hoeft te wisselen van applicatie. Zo kan je bijvoorbeeld gewoon een teams-meeting aanmaken via Outlook.

Yammer

En dan komen we bij Yammer. Een vaak ondergeschoven kindje welke maar weinig wordt gebruikt. De reden hiervoor is simpel; er zijn te veel communicatie applicaties. Veel organisaties leren nu pas om te gaan met Teams. Laat dus staan dat zij al kijken naar Yammer.

Yammer wordt tot op heden gebruikt door veel jonge en/of IT bedrijven. Zij gaan uiteraard wat gemakkelijker en sneller mee in technologische veranderingen en adopteren daarmee Yammer met groot gemak. Yammer doet denken aan een bedrijfspagina waarop iedereen zelf een groep kan aanmaken. Iedere groep heeft een bepaald onderwerp en collega's kunnen aangeven van welke groep zij lid willen worden. In een groep wordt vervolgens informatie gedeeld over het onderwerp.

Zo kan je bijvoorbeeld voor grote projecten een Yammer groep aanmaken. In die groep kan je iedere week een update geven over de stand van zaken rondom het project. Waar staan we nu, wat zit eraan te komen, wat is het doel en de deadline. Iedereen die lid is van de groep kan daar vervolgens op reageren.

Daarnaast kan je ook een groep maken over een bepaald onderwerp, bijvoorbeeld Microsoft 365. In deze groep kan je vervolgens informatie met elkaar delen over de applicaties van microsoft. Misschien heeft iemand wel een hele handige functionaliteit ontdekt die gedeeld moet worden met iedereen die daarin is geïnteresseerd. Mocht je nog benieuwd zijn naar meer informatie over Yammer, klik dan op de link in de beschrijving.

Deze groepen kan je open zetten voor enkel intern maar ook voor externen. Dit is handig voor als je bijvoorbeeld een bepaalde software verkoopt, die telkens een update heeft. Hiervan wil je natuurlijk klanten en partners op de hoogte stellen.

De Yammer omgeving doet direct denken aan Facebook. Zo zitten er soortgelijke functionaliteiten in, zoals liken van berichten, reageren, emojis en meer. Hierdoor weten medewerkers direct hun weg te vinden in de mogelijkheden van Yammer.

Teams

Tot slot hebben we Microsoft Teams. Dit is dé applicatie waarmee je gemakkelijk kunt samenwerken met je collega's, klanten én leveranciers. Je kunt een-op-een chatten of je kunt in een heel team samenwerken middels een groep chat en het delen van bestanden.

Chatten een op een spreek natuurlijk voor zich. Daarnaast heb je de mogelijkheid om een groep chat aan te maken. Hierin kan je bijvoorbeeld iedere medewerkers van de organisatie zetten. Zo kan je iedereen direct in een chatbericht aanspreken. Tevens kan je gelijk bestanden delen en tegelijk samenwerken in die bestanden.

Teams is voornamelijk bedoeld om in groepen samen te werken, gemakkelijk te vergaderen en snel een-op-een berichten te kunnen sturen. Een vervanger voor alle interne mail dus. Door Teams wordt Outlook alleen nog gebruikt voor externe contacten. Echter, niet iedereen is hier klaar voor. Verandering is eng, dus kleine stappen richting dit doel is al een succes op zich.

Verschillen & overeenkomsten

De verschillen zijn gelukkig significant, zodra je weet wat de applicaties precies voor je kunnen doen. Zo is er een groot verschil tussen formeel en informeel. Outlook doet door het sturen van e-mails nogal formeel aan. Daarentegen is Yammer juist ontzettend informeel en Teams zweeft er tussenin.

Daarnaast heb je bij Outlook eerder een breng plicht aan informatie. Je stuurt namelijk informatie naar iemand toe. Yammer bevat meer een haal plicht waarbij medewerkers zelf op zoek moeten gaan naar groepen die hen interesseren en daar vervolgens actief aan deelnemen. Ook hier weer hangt Teams er tussenin, omdat je hier veel direct in samenwerkt. Hierdoor heb je zowel een haal als breng plicht aan informatie in je team.

De overeenkomst is dat het allemaal bedoeld is om te communiceren. En dat geldt voor zowel intern als extern. Alleen zijn ze alle drie bedoeld voor ander soort en type informatie.

Conclusie

Dan zijn we eindelijk aangekomen bij de conclusie. In deze dia laat ik direct al zien hoe je deze het beste kan inzetten. Outlook bijvoorbeeld is zeer formeel en daarom voornamelijk bedoeld voor externe communicatie. Of juist voor interne officiële berichten, zoals het akkoord op een arbeidscontract aanpassing of veiligheidsmaatregelen binnen de organisatie.

Daarnaast heb je Yammer, waarmee je gemakkelijk iedereen op de hoogte kan houden over alles dat gaande is binnen de organisatie. Voor ieder project kan een groep aangemaakt worden en collega's die het onderwerp leuk vinden haken daarop aan. Tevens kan je een groep maken waar de gehele organisatie in zit, zodat je luchtigere informatie ook kwijt kan aan de hele organisatie zoals iemand die trakteert omdat hij jarig is.

Tot slot hebben we Teams. Teams is niet bedoeld voor het maken van een groep chat waar iedereen van de organisatie in zit. Het aanspreken van de hele organisatie door middel van een groep chat brengt niet altijd de zwaarte of luchtigheid mee die je wilt. Hiervoor kan je beter Outlook of Yammer gebruiken. Teams heeft een informele sfeer binnen het chat onderdeel, omdat je dit veelal gebruikt met collega's onderling. Daarnaast heb je juist extern contact middels vergaderingen, waarbij er actief wordt samengewerkt.