Doordat je op verschillende plekken jouw documenten kan opslaan, is het belangrijk dat je weet wat de juiste plek is voor jouw document. Ieder document heeft zo zijn eigen ideale opslaglocatie. Hieronder bespreken we de mogelijkheden welke je hebt en welke documentatie daarbij hoort.

OneDrive

Iedere medewerker heeft een eigen Microsoft OneDrive. Dit onderdeel bevind zich in jouw Windows Verkenner. Binnen dit onderdeel kan jij al jouw persoonlijke documentatie opslaan. Denk hierbij aan werk gerelateerde documentatie welke toch persoonlijk is. Dus wel een gedownloade loonstrook en geen vakantiefoto’s.

Documenten in OneDrive zijn enkel voor jouw gebruik. Je deelt dus geen documenten die in OneDrive staan. Als jij namelijk uit dienst gaat, worden al jouw documenten in OneDrive verwijderd. De naam OneDrive bevat het woord ‘One’. Vertaald naar het Nederlands is dit ‘één’. Hiermee geeft Microsoft aan dat dit voor enkel één persoon een opslaglocatie is.

SharePoint

Microsoft SharePoint is de opslaglocatie voor alle bedrijf gerelateerde documentatie. Zolang de documentatie niet in een ander software pakket terecht komt, moet je het in SharePoint opslaan. Mocht jij twijfelen tussen het opslaan van het document in OneDrive of SharePoint, vraag jezelf dan af: ‘Als iemand mijn werk per direct moet overnemen, heeft diegene dit bestand dan nodig?’. Als dit het geval is, dan moet het document opgeslagen worden op SharePoint.

SharePoint is de plek waar je dus documenten opslaat die je wilt delen met collega’s. Vandaar dat de naam van de applicatie het woord ‘Share’ bevat. Dit is vertaald naar het Nederlands ‘Delen’. Let wel op dat SharePoint gaat over het intern delen van documenten.

Teams

Microsoft Teams is de plek waar je gemakkelijk kan samenwerken met collega’s en externen. Microsoft Teams bevat veel verschillende onderdelen. Zo heb je het onderdeel ‘Chat’. Dit onderdeel bevat een chat functie waarmee jij een-op-een met een collega kan chatten. Ook bevat Microsoft Teams het onderdeel ‘teams’. Je kan ook een team samenstellen in deze applicatie. Aan dit team kan je zowel internen als externen toegang geven. Vervolgens biedt het team jou de mogelijkheid tot een groepchat, een opslag locatie voor bestanden en nog veel meer. Dit team wordt alleen opgesteld als er een externe in het samengestelde team zit of het team is intern maar bevat veel verschillende collega’s vanuit verschillende afdelingen en er is geen plek in SharePoint waar al deze collega’s bij kunnen.