Minder mail in je inbox

OnlineTechTips
19 januari 2021
20:55
0 reacties

Het is een veel voorkomende wens. Hoe krijg je nu toch het aantal e-mails dat binnenkomt allemaal weg gewerkt? In deze presentatie neem ik je door een aantal tips heen om het aantal e-mails dat je binnen krijgt te verminderen. Met deze tips kan je direct aan de slag om gelijk een verschil te maken. En, je bent hierin niet afhankelijk van je collega's of de cultuur binnen jouw organisatie.

BCC en CC

Allereerst gaan we het hebben over de CC en BCC cultuur. Zo kan het goed zijn dat bij iedere e-mail iedereen in CC komt te staan. Dit is vaak een cultuur kwestie en dus niet zo maar opgelost. Gelukkig ga ik je daarom ook niet vertellen dat je dit maar met de organisatie op moet lossen. Nee, ik ga jou uitleggen hoe jij dit kan oplossen voor jouw eigen inbox.

Zo bestaat er de mogelijkheid binnen Outlook tot het samenvoegen van e-mails, zodat je enkel de laatste steeds ziet staan in je inbox. Hiermee voorkom je de eindeloze draad aan reacties van iedereen die op de mail reageert met 'Antwoord allen'. Hiermee slaan we eigenlijk al gelijk twee vliegen in één klap; namelijk alle CC mailtjes én alle antwoorden die je ontvangt.

Stuur minder e-mails

Zo veel e-mails als je stuurt ga je ook terugkrijgen. Moet je enkel iets afstemmen of weten dat iets bijvoorbeeld geactiveerd of gecommuniceerd is, bel diegene dan op. Dan is het allemaal gelijk geregeld en kan er per toeval nog veel meer afgestemd worden.

Bellen is en blijf voorlopig het snelste communicatie middel. Dus blijf het ook vooral gebruiken! Tevens is het nu we veel thuiswerken ook heerlijk om eens een ander stemgeluid te horen dan je huisgenoten. Hierdoor worden de koffie gesprekken niet op kantoor gevoerd maar via de telefoon. Misschien niet net zo leuk, maar beter dan een e-mail!

Daarnaast is bellen ook beter dan een hele discussie typen via de e-mail. Want gegarandeerd dat je dan een discussie terug gaat krijgen. Dit neem veel tijd in beslag en zijn weer extra e-mails in je inbox. Pak de telefoon op en bespaar jezelf tijd en e-mails.

Niet te veel communicatiemiddelen

De oplossing voor minder e-mails is niet andere communicatie middelen erbij pakken. Hiermee verleg je enkel het probleem aan te veel informatie. Let er dus op dat je het beperkt tot maximaal drie opties. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de mail, je telefoon om te bellen en Microsoft Teams. Dit is ruim voldoende om te kunnen communiceren. Beperk jezelf hiertoe. Ondanks dat je collega's misschien jou benaderen middels andere communicatiemiddelen zoals whatsapp. Geef bij hen aan dat je het fijner vind om bijvoorbeeld gebeld te worden of een bericht via Teams.

Uitschrijven

Daarnaast kan je nog veel automatische berichten ontvangen van bijvoorbeeld Microsoft of andere organisaties. In Outlook kan je aangeven dat je dat soort e-mails direct wilt weg zetten naar de map verwijderd of een eigen aangemaakte map. Schrijf je tevens direct uit voor e-mails die je niet wilt ontvangen zoals nieuwsbrieven of aanbiedingen.