Er is veel gebeurd in dit jaar. Niemand heeft zien aankomen dat we veel moesten thuiswerken en dat Microsoft Teams in een keer dé tool van het jaar werd. Microsoft heeft zijn planning om gegooid voor alle applicaties en releases en heeft zich vrijwel volledig gestort op Microsoft Teams en het toegankelijk maken van de applicatie. In deze blog vertel ik jou welke 5 functionaliteiten naar mijn mening de beste zijn geweest dit jaar!

Nummer #5 Hand op steken

Begin dit jaar (2020) was het nog lastig om aan te geven wanneer je een vraag had, aangezien je enige twee opties je microfoon aanzetten of een chatbericht sturen was. Tegenwoordig kunnen we gebruikmaken van het opsteken van je hand. De presentator van de online vergadering krijgt een melding bij de naam van de deelnemer die zijn hand op steekt. Zo kan de presentator zijn verhaal afmaken en vervolgens het woord geven aan diegene die zijn hand op stak.

Belangrijk hierbij is wel dat diegene na het stellen van de vraag, de hand ook weer naar beneden doet. Microsoft Teams weet nog niet wanneer jouw vraag is beantwoord en dus wanneer de hand weer naar beneden mag. Vergeet deze dus niet direct weer omlaag te doen.

Tip: Ben je de presentator, dan kan je direct na het geven van het woord aan een deelnemer diegene verzoeken zijn hand weer naar beneden te doen.

Nummer #4 Achtergrond geluid dempen

Doordat we nu veel thuiswerken, zit iedereen thuis op elkaars lip. Partners delen een keukentafel en soms schuiven de kinderen aan. En probeer maar eens tegen een kind onder de 10 duidelijk te maken dat hij muisstil moet zijn omdat papa in een belangrijke meeting zit. Begrijpelijk dat dat niet gaat en daar heeft iedereen begrip voor.

Gelukkig heeft Microsoft Teams sinds november 2020 een nieuwe feature gelanceerd; achtergrond geluid dempen. Het werkt fantastisch voor kinderen op de achtergrond, blaffende honden of stofzuigende huisgenoten.

Nummer #3 Maar liefst 49 personen in beeld

Daar waar Microsoft Teams nog te wensen overliet tegenover Zoom, is dat totaal omgedraaid. Eerder kon je slechts in totaal vier mensen in beeld zien in een online vergadering met Microsoft Teams. In Zoom kon je al langer veel meer mensen die hun webcam aan hadden staan op je beeldscherm zien.

Microsoft heeft hier begin 2020 niet direct de focus gelegd. Halverwege het jaar kwam dan eindelijk de verlossende functionaliteit. Dit begon met 9 personen in beeld zien en de teller staat nu op zo'n 49!

Tip: Nu we veel thuiswerken, merken we dat het WiFi signaal van veel thuiswerkers hier niet voor gemaakt is. Als iedereen zijn camera uitzet, komt het geluid een stuk beter door!

Nummer #2 Goedkeuring via Microsoft Teams

Snel goedkeuring op formulieren vragen aan een of meerdere personen wordt met één druk op de knop ineens enorm efficiënt gemaakt door Microsoft Teams nieuwe feature. Hieronder zie je precies hoe dit in zijn werk gaat voor de zender én ontvanger van het document.

Zo kies je een document die je op je laptop hebt staan om te versturen. Je klikt op approvals en vult alle velden in waarom gevraagd wordt. De ontvanger krijg een melding van het verzoek door accorderen van het document. Zodra het document is goedgekeurd, krijgt de zender daarvan gericht.

Microsoft Teams nummer #1 Teams Rooms

Dé nummer 1 van het jaar 2020 is wel de ontwikkeling van Teams Rooms. Sinds 2019 was Teams Rooms al gelanceerd, maar het heeft echt een doorstart gemaakt in 2020. Nu vraag je je wellicht af waarom het optimaliseren van de vergaderruimte de beste functionaliteit van Teams is voor 2020. Dat komt omdat we nooit meer terug gaan naar normaal. (gedeeltelijk) thuiswerken wordt het nieuwe normaal. Dit houdt in dat er altijd een aantal mensen thuis en op kantoor werken. Hierom moeten vergaderruimtes daar helemaal op ingericht worden. Kostbare tijd verliezen aan het connecten van je laptop met het scherm, zorgen dat het geluid het doet, etc. past niet meer bij deze tijd.

Door middel van verschillende producten, maak je jouw vergaderruimte in een klap toekomstbestendig. Nooit meer met kabels jouw laptop connecten met het scherm. De vergaderruimte weet dat je eraan komt en zet de vergadering voor je klaar. Met één druk op de knop neem je deel en de gehele vergaderruimte is in beeld. Zo kan je met een selecte groep fysiek in een vergaderruimte vergaderen met de thuiswerkers.

Je hebt veel verschillende apparaten om te gebruiken voor Teams Rooms. Wil je echt overkomen als een hippe en moderne organisatie zodat je niet alleen efficiënt kan werken maar ook personeel aantrekt? Dan kan je volledig uitpakken met producten als een Teams Panel, Surface Hub en meer. Hieronder benoem ik een aantal producten die horen bij Teams Rooms.

Bekijk hier de video van Microsoft over Teams Rooms.

Panels

Met een Teams Panel kan je aangeven wie wanneer de vergaderruimte heeft gereserveerd. Tevens kan je hierop direct de ruimte reserveren voor jezelf, een Teams vergadering aanmaken en deelnemers uitnodigen.

Surface Hub

De Microsoft Surface Hub is een rijdend TV scherm met een geïntegreerde computer en webcam. Je kunt inloggen met je eigen account en je hebt alles tot je beschikking. Je kunt hiermee dus overal, waar je ook wilt vergaderen of het scherm gebruiken als whiteboard. De Microsoft Surface Hub is namelijk draadloos!

Yealink & Logitech

Bovengenoemde partijen zijn directe partners van Microsoft als het gaat om Microsoft Teams Rooms. Beide hebben allerlei producten welke je kan aansluiten op een tv-scherm of je laptop. Denk hierbij aan een webcam met geluidsbox, telefoon met touchscreen, etc.