Chatten is een van de belangrijkste functie in Microsoft Teams. Toch wordt deze functie niet of zelden gebruikt. Ervaar zelf hoe het is om te chatten door onderstaande tien stappen te volgen en bepaal zelf of je dit gaat gebruiken in jouw organisatie!
1. Chat één-op-één
Je start één-op-één- en groepsgesprekken op dezelfde manier: door bovenaan je chatlijst “Nieuwe chat” te selecteren. Als je eenmaal in een chat bent, kan je berichten verzenden die bestanden, links, emoji's, stickers en GIF’s bevatten. Alles wat je dus nodig hebt om met wie dan ook gesprekken te voeren.
Nadat je “Nieuwe chat” hebt geselecteerd en de naam van de persoon hebt ingevoerd, stel je het bericht op en druk je op “Enter” op je toetsenbord. Hiermee verstuur je jouw bericht in de chat.
2. Maak gebruik van groepsgesprekken
Gebruik een groepsgesprek als je met een kleine groep personen wilt praten. Let op dat als je echt wilt samenwerken je een team aanmaakt binnen het onderdeel “Teams”.
Je start groepsgesprekken op precies dezelfde manier als één-op-één-gesprekken. Ga bovenaan je chatlijst naar “Nieuwe chat”.
Je ziet aan de rechterkant van de balk die verschijnt een pijl dat naar beneden wijst. Als je hier eenmaal op klikt krijg je de mogelijkheid om een groepsnaam te maken en personen toe te voegen. Je kunt ook altijd op een later moment personen toevoegen.
De functionaliteit groepsgesprekken kan vooralsnog niet uitgezet worden. Dit blijft dus voor iedereen binnen de organisatie te gebruiken.
3. Regels aanmaken in één chatbericht
In het vorige onderdeel gaf ik aan dat als je op “Enter” drukt op je toetsenbord, dat je dan je chatbericht verstuurd. Alleen soms wil je alinea’s aanbrengen in je chatbericht. Hiervoor gebruik je ook vaak de “Enter”-toets op je toetsenbord. Door eerst op je toetsenbord “Shift” in te drukken, ingedrukt houden en vervolgens op “Enter” klikt, ga je een regel naar beneden. Dus de toetsenbord combinatie hiervoor is Shift + Enter.
4. Maak je chatbericht op met verschillende mogelijkheden
Er zijn veel opmaakopties voor chatberichten in Microsoft Teams. Als je alle opmaakopties wilt inzien, dan selecteer je het eerste icoon dat onder de tekst balk staat bij een chatbericht. Je krijgt nu allerlei opties die je herkent vanuit Microsoft Word.
Je kunt bijvoorbeeld een bepaald onderdeel in je bericht dikgedrukt maken of onderstrepen. Ook kan je hier een tabel invoegen of een puntsgewijze selectie. Er zijn ook opties voor markering, tekengrootte, lijsten en meer. Zit de opmaakoptie die jij zoekt hier niet direct bij? Klik dan op de drie punten voor meer mogelijkheden.
5. Chatten in een team
In een team kan je ook met een groep chatten. Deze chats worden in een team “Posts” genoemd. Iedereen die toegang heeft tot het kanaal waar je een bericht plaatst, kan het bericht zien staan. Op ieder bericht kan apart worden geantwoord of er kan een nieuw onderwerp aangesneden worden. Dit onderdeel binnen Microsoft Teams is dé plek om samen te werken.
6. Zoeken naar berichten
De zoekfunctionaliteit in Microsoft Teams is meer dan geavanceerd. Bovenin je Teams-omgeving zie je een grote zoekbalk. Hier kan je opzoek naar een bepaald onderwerp. Microsoft Teams gaat vervolgens voor jou zoeken naar hetgeen dat je hebt getypt in de zoekbalk.
Het systeem zoekt door alle één-op-één-chats, groepsgesprekken, teams, bestanden en nog veel meer! Doordat Microsoft Teams zo uitgebreid zoekt, is het handig om filters aan te brengen. Ook hier heb je ontzettend veel mogelijkheden.
Selecteer vanuit de optie voor filteren door op het icoon van een filter te klikken. Hier kan je filteren op bijvoorbeeld ongelezen berichten, @vermeldingen, antwoorden en vind-ik-leuks. Daarnaast kan je aangeven binnen welk termijn gezocht moet worden, bijvoorbeeld alles van vorige week of vorige maand.
7. Berichten opslaan
Belangrijke berichten kunnen verloren gaan als je veel met elkaar chat. Hierom kan je deze belangrijke berichten opslaan. Dit kunnen zowel berichten zijn die iemand anders heeft verstuurd of berichten die jij hebt verstuurd. Het opslaan van berichten geldt niet alleen voor tekst, maar ook voor gedeelde bestanden of andere zaken die gedeeld zijn in de chat.
Alle opgeslagen zaken vind je onder je profiel terug. Als je een bericht wilt opslaan, ga je eerst met je muis staan op het bericht dat je wilt bewaren. Dan zie je dat je een aantal opties krijgt voor het bericht. Zo zie je hier ook drie puntjes staan. Als je hierop klikt krijg je als eerste optie om het bericht op te slaan.
Als je de lijst met alle opgeslagen berichten wilt zien, klik je op je profiel helemaal rechts boven in jouw Microsoft Teams omgeving. Vervolgens klik je hier op de optie “Opgeslagen”.
8. Verberg, demp of pin chats om overzicht te houden
Je kunt in Microsoft Teams geen volledig chatgesprek verwijderen. Gelukkig kan je ze wel verbergen, dempen of juist vastpinnen. Hiermee zorg je voor een overzicht in je chatlijst, welke standaard is ingeregeld op basis van meest recent verstuurde berichtgeving.
Verbergen
Eén-op-één chats of groepsgesprekken kan je verbergen. Let wel op dat als er weer een bericht wordt verstuurd in die chat, je de chat en diens geschiedenis weer in je lijst terug zal zien staan. Om een chat te verbergen ga je allereerst met je muis naar de desbetreffende chat toe in de lijst. Je ziet dan dat er drie puntjes verschijnen bij de chat. Als je hierop klikt krijg je een aantal opties voor deze specifiek geselecteerde chat, waaronder verbergen.
Dempen
Je kunt ieder gesprek in Microsoft Teams dempen. Je ziet heel duidelijk welke chats je hebt gedempt, doordat de profielafbeelding van de chat verandert naar een bel met een streep er doorheen. Een chat dempen gaat als volgt. Je navigeert met je muis naar de chat in je chatlijst. Hierdoor krijg je drie puntjes te zien. Als je hierop klikt, krijg je meer opties voor die specifieke chat. Hier krijg je de optie voor dempen of juist dempen opheffen.
Vastpinnen
De lijst met chatgesprekken in Microsoft Teams weergeeft zich op basis van meest recent. Dit kan nadelig zijn als je een vast team hebt waarmee je veel chat, welke steeds door de menigte verdwijnen. Hiervoor is het handig dat je bepaalde chatgesprekken kan vastpinnen. Je krijgt dan bovenaan je lijst een vast gepinde chats en daaronder de chats gesorteerd op basis van recent. Je kunt ook groepsgesprekken vastpinnen!
9. Mobiele applicatie Microsoft teams om te chatten
Microsoft Teams kent ook een mobiele applicatie die iedereen in Nederland gratis kan downloaden in de App Store of Playstore. Download de applicatie en log eenmalig in met je Microsoft account, welke je ook gebruikt voor je laptop. Via de applicatie kan je op een aantal kleine aspecten, precies hetzelfde als dat je kan via je laptop.
Via de telefoon kan je nu dus gemakkelijk met collega’s één-op-één of in een groepchats. Bij de mobiele applicatie van Microsoft Teams komt ook een extra functionaliteit, namelijk het beantwoorden per bericht. Schuif een bericht die je hebt ontvangen naar rechts toe en je kan specifiek op dat bericht antwoorden. Deze functionaliteit kent de desktop-versie nog niet.
10. Direct een taak bij je takenlijst zetten vanuit een chat
Je kunt je eigen takenlijst bijhouden met Microsoft To Do. Ken je deze applicatie nog niet? Lees dan hier alles over Microsoft To Do. Vanuit je chat kan je direct een To Do aanmaken, welke direct in je takenlijst komt te staan. Zo kan je gemakkelijk al je werkzaamheden bijhouden.
En dat waren de eerste tien tips om direct te kunnen starten met Microsoft Teams. Met deze tips zal je heel snel meer gebruikmaken van alle mogelijkheden. Hulp nodig bij Microsoft Teams instructies of video's? Bekijk dan mijn Microsoft Teams pagina en mijn YouTube kanaal!
