Live hacks komen soms ineens bij je aanwaaien. Je ziet een collega een simpele maar toch ontzettend creatieve en praktische handeling maken welke jij nog niet kende. En die neem jij weer overal mee naartoe. Hoe meer jijzelf en je collega's om je heen werken met dezelfde applicatie, hoe meer hacks je gaat leren.

Om vele nieuwe Microsoft 365 gebruikers direct goed op weg te helpen heb ik al mijn live hacks hieronder opgesomd.

HACK #1 Sla Microsoft online applicaties op in de favorieten van je browser

Het maakt niet uit welke browser je gebruikt; Chrome, Edge, FireFox of een totaal andere. Iedere browser heeft de mogelijkheid om favoriete websites te onthouden. Veel applicaties van Microsoft zijn webbased en zijn dus websites. Denk bijvoorbeeld aan alle onderdelen binnen SharePoint, Power Automate, Delve en nog veel meer.

Maak een map aan binnen jouw favorieten met de naam "Microsoft 365". Navigeer vervolgens naar https://www.office.com. Dit is de startpagina van jouw Microsoft omgeving. Let op dat de mogelijkheid bestaat dat je opnieuw moet inloggen met jouw Microsoft account. Terwijl je bij deze website bent, sla je hem op in je favorieten.

Bekijk deze video over favorieten in Chrome en Edge.

HACK #2 Reminder instellen op basis van een datum veld in SharePoint

Met een simpel in te stellen workflow krijg jij op basis van zelf gekozen criteria een herinneringsmail binnen. Súper handig. Op die manier hoef je geen lijsten bij te houden, post-it notes vol te schrijven of je agenda vol te zetten.

Bij ons hebben meerdere collega's een telefoon van de zaak. Deze moet na 2 jaar worden vervangen. De afdeling HR is hiervoor verantwoordelijk. Wij zetten bij de naam van een collega de datum waarop de telefoon in ontvangst is genomen. Automatisch wordt berekend op welke dag de collega een nieuwe telefoon mag bestellen. Op basis van dát veld wordt één maand voorafgaand aan die datum een mail gestuurd naar de HR-inbox. Zo hoeven zij enkel op die herinnering te acteren en hoeven ze niet bezig te zijn met het beheren van de lijst.

Dit voorbeeld geldt ook voor ISO-gerelateerde acties, aflopende lease contracten en nog veel meer. Leer er meer over in deze video.

HACK #3 Workflow kopiëren

En als je dan toch met hack #2 aan de slag bent gegaan; ga geen workflow helemaal opnieuw maken maar kopieer ze. Je hoeft immers het wiel niet opnieuw uit te vinden. Bekijk deze video over het kopiëren van een workflow.

HACK #4 Resultaten van een Forms formulier laten wegzetten in een SharePoint lijst of Excel document

Alle ingevulde online formulieren wil je veelal ergens bewaren. Dit kan zowel in SharePoint als Excel. Mocht je voor SharePoint kiezen dan kan je vanuit daar weer een export maken in Excel. SharePoint is naar mijn mening dus de betere optie. Ook omdat het er veel gaver uit ziet dan een Excel document.

Om de resultaten van een Forms formulier in SharePoint te krijgen heb je een kleine Power Automate workflow nodig. Je moet namelijk gaan aangeven dat ieder formulier dat wordt verzonden moet worden opgeslagen in een SharePoint lijst. Bekijk deze video over hoe je dit moet instellen.

HACK #5 Alle spam e-mail berichten automatisch naar de prullenbak

Iedereen krijgt onnodige en ongevraagde e-mails binnen. Alleen al van Microsoft zelf kan je er talloze ontvangen. Met het instellen van zogenoemde regels in Outlook is dit verleden tijd. Je mailbox zal met deze regels ervoor zorgen dat de gemarkeerde afzenders nooit meer in je postvak-IN komen te staan.

Dat is natuurlijk snel opgeruimd en zo kan je je sneller focussen op de e-mails die er toe doen. Bekijk deze video over efficiënter mailen met Outlook.