Voorheen werd het nog Breakout Rooms genoemd. Onlangs is deze benaming vertaald voor alle Nederlandse Microsoft Teams gebruikers naar 'Vergaderruimten'. In deze blog leg ik je uit wat je hiermee kan. Benieuwd naar hoe het precies werkt? Bekijk dan deze video of lees deze instructie.

De functionaliteit van meerdere ruimten in één online vergadering in Microsoft Teams is nog redelijk nieuw. In december 2020 is deze functionaliteit uitgerold bij alle Nederlandse gebruikers. Nu, drie maanden later, merk je dat er nog allerlei kleine wijzigingen hebben plaatsgevonden. En deze zijn niet altijd even wenselijk.

Updates in Microsoft

Mocht je nog niet zo bekend zijn met Microsoft, dan leg ik je graag uit hoe updates precies werken. Microsoft is een tijd lang bezig met voornamelijk geweldige nieuwe functionaliteiten. Zodra deze af is, rollen ze de nieuwe functionaliteit uitgefaseerd over een maand uit. Dat houdt in dat jouw partner wellicht al een nieuwe functie ziet in het begin van de maand en jij pas aan het einde van de maand. Je hoeft voor deze update helemaal niets te doen. Op een dag open je weer je laptop en staat de nieuwe functionaliteit erbij. Fantastisch! Toch? Niet helemaal.

Je hebt dus geen keuze of je een nieuwe functionaliteit krijgt. Op een dag is het gewoon zo. Zo ook met de functionaliteit rondom meerdere vergaderruimten.

Meerdere vergaderruimten

Meerdere vergaderruimten in één online vergadering is naar mijn mening geweldig. Je kunt met het grootste gemak ruimten aanmaken, deelnemers toe (laten) wijzen en als begeleider van de vergadering door alle ruimten heenlopen.

Het is voor het grootste gedeelte ook nog eens gebruiksvriendelijk. Nadat je een keer hebt gezien én ervaren hoe het werkt, weet je daarna niet beter.

Hoe het werkt

Zodra je kiest voor meerdere vergaderruimten, krijg je twee vragen. Dat is enerzijds hoeveel ruimten je wilt maken en anderzijds hoe de deelnemers aan die ruimten toegevoegd moeten worden. Je kunt maximaal 50 ruimten aanmaken per online vergadering. Daarnaast kunnen deelnemers automatisch of handmatig over het gekozen aantal ruimten verdeeld worden.

Nadat je deze twee vragen hebt beantwoord, kan je de ruimten met één druk op de knop activeren én deactiveren. Dat houdt in dat je heel gemakkelijk iedereen naar hun ruimten kan sturen én ook weer terug kan halen. Verder kan je ook door alle ruimten apart gaan lopen of stuur je alle ruimten tegelijk een belangrijk bericht zoals 'over 5 minuten zet ik jullie terug in de hoofdgroep en bespreken we de opdracht'.

Dit is wat we nog missen

Mocht je ooit een keer een nieuwe functie of proces hebben uitgerold bij jouw organisatie, dan ken je vast het 70-20-10 principe. Dit houdt in dat je eerst 70% van de oplossing uitrolt en nadat het is uitgerold ga je nog wijzigingen aanbrengen tot het perfect is.

Zo kan je bijvoorbeeld niet alle deelnemers voordat de online vergadering is gestart, verdelen over de kamers. Je kunt enkel de huidig aanwezige deelnemers toewijzen aan een ruimte. Jammer, aangezien het fijn is om dit voor te bereiden alvorens de online vergadering.

Verder is het activeren van vergaderruimten en door ruimten heen lopen niet ontzettend gebruiksvriendelijk. Dit komt voornamelijk door de tekst welke op je beeldscherm komt te staan: 'Je verlaat de meeting' of 'Lisa verlaat de meeting'. Door deze slechte vertaling naar het Nederlands lijkt het net of iemand uit de vergadering gaat, terwijl je juist naar een ruimte ín die online vergadering gaat. Schrik hier dus niet van en klik niet zo maar op kruisje. Tevens moet je ook op de knop 'Verlaten' drukken als je in een ruimte zit, om weer terug in de hoofdvergadering te komen. Doordat deze knop 'Verlaten' heet, brengt dat ook weer veel verwarring met zich mee.

Taalkundig en functioneel technisch kan het dus nog zeker worden verbeterd. Toch is de nieuwe functionaliteit nu al een geweldige feature om te gaan gebruiken in je trainingen. Let alleen wel op dat je hier eerst mee gaat oefenen, voordat je het écht gaat inzetten. Dan zit jij ook een stuk relaxter op je stoel.

Kom meer te weten

Deze blog is slechts een opwarmer richting de échte instructie. Hierom kan je kiezen tussen een video instructie of een geschreven instructie welke je stap voor stap meeneemt in de werking. Verder kom je ook meer te weten over Microsoft Teams op deze pagina.