Het is een vraag die ik iedere keer krijg, als ik de Workspace of SharePoint aan het inrichten ben. Zeker als ze eigenlijk al voor beide hebben betaald. Ik begrijp de vraag heel goed als je niet al te veel IT kennis hebben. Waarom zouden ze ook, daar ben ik toch voor? Ik ben er ook voor om dit eens haarfijn in heldere taal uit te leggen. Na het lezen van deze blog weet jij precies het verschil, maar ook de overeenkomsten!

Wat is de Workspace

De Workspace is een website welke gezien kan worden als het intranet van een organisatie. Het is ontwikkeld en van een Nederlandse organisatie genaamd Synigo Pulse. De Workspace is een plek waar alles samenkomt, van Microsoft applicaties tot bedrijfsapplicaties en van het smoelenboek tot het deelnemen aan (bedrijfs)evenementen. Het kan alles worden wat jij wilt wat het wordt. Zo kan je bijvoorbeeld een speciale onboarding pagina maken welke alleen nieuwe medewerkers zien. Op deze wijze kan dus de Workspace altijd voor iedere doelgroep relevant zijn. Daar waar je bij SharePoint er tegenaan loopt dat je zeer beperkte mogelijkheden zijn als het gaat om intranet functionaliteiten.

Je kunt dus per doelgroep een andere intranet omgeving maken. Hiermee zorg je voor optimale relevantie. Tevens hoef je hier niets extra's voor te betalen. Je kunt gemakkelijk een nieuw intranet maken en een doelgroep eraan toewijzen. Groepen toewijzen doe je met Azure AD groepen.

Alle onderdelen op de Workspace pagina noemen we widgets. Widgets die altijd gebruikt worden door klanten zijn het smoelenboek, de enorm geavanceerde zoekfunctie waarmee je ook op Teams, Outlook, OneDrive, SharePoint, AFAS en Topdesk kan zoeken, het laatste nieuws, de tijdlijn widget, bedrijfsapplicaties via Liquit, verjaardagen, notificaties en evenementen.

Op de Workspace kan je geen documenten plaatsen en of beheren. Hiervoor is het dan ook niet bedoeld. Wel kan je middels het 'Weten & Regelen' deel van de Workspace informatie plaatsen. Dit kan gaan over bedrijf gerelateerde informatie als openingstijden, HR-zaken, IT-zaken, etc.

Wat is SharePoint

SharePoint is een product van Microsoft. Het is een online product waarvan dus geen applicatie is. Je hebt een URL nodig om er naartoe te gaan. Wat ook inhoudt dat je altijd internet nodig hebt om toegang te hebben tot de omgeving. Ditzelfde geldt voor de Workspace, aangezien dit ook een website is.

SharePoint kan je op twee verschillende manieren inzetten, namelijk als intranet en als Document Management Systeem (DMS). Dit laatste houdt in dat je alle documenten die je nu wellicht op schijven hebt staan, op SharePoint zet.

Intranet

Aangezien SharePoint een website is, houdt het in dat je ook verschillende pagina's kan maken. Iedere pagina kan je voorzien van een bepaalde lay-out. De opties in lay-out zijn dusdanig beperkt, dat je bijvoorbeeld geen kleurcodes kan gebruiken. Je hebt slechts keuze uit 10 verschillende kleuren. Daarnaast is ook de mogelijkheid in widgets ontzettend beperkt. Zo kan je snelkoppelingen gebruiken, afbeeldingen toevoegen, documenten neerzetten, nieuwsartikelen plaatsen, het weer, Twitter feed integreren en nog een aantal andere widgets.

Zowel de lay-out als widget mogelijkheden zijn dus vrij beperkt. Mocht je als bedrijf aangeven slechts een intranet te willen voor nieuwsartikelen, dan zit je met SharePoint bij het juiste adres. Dan is een Workspace zeker overbodig. Alleen zal je merken dat je snel meer van een intranet verlangt.

Document Management Systeem (DMS)

SharePoint excelleert als het gaat om het plaatsen, bewerken en samenwerken in documenten. Hierom wordt er vaak gekozen voor SharePoint als DMS. Je kunt vrijwel ieder type document plaatsen, wat het zo fijn werken maakt. In alle Microsoft gerelateerde documenttypes kan je zelfs tegelijk samenwerken. Dit houdt in dat jij en ik tegelijk in hetzelfde document kunnen typen. We zien elkaar dan ook daadwerkelijk het document bewerken.

Naast dat het samenwerken in hetzelfde document fantastisch werkt, zijn er meerdere nieuwe functionaliteiten bijgekomen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan automatisch opslaan. Hierdoor hoeft de gebruiker nooit meer zelf eraan te denken dat het document opgeslagen moet worden. Hiermee voorkom je dan ook dat er informatie mist. Tevens heb je nu ook versiegeschiedenis van ieder document op SharePoint. Hierbij kan je versies terugkijken en/of terugzetten. Verder kan je een alert instellen op een document. Hierdoor ontvang je steeds een e-mail zodra een document of een document in een bepaalde map is bewerkt. Zo zijn er nog veel meer handige functionaliteiten binnen SharePoint. Let op: gebruik nooit de synchronisatie button van SharePoint! Lees hier waarom je dit nooit moet doen!

Overeenkomsten

De overeenkomsten van Workspace en SharePoint liggen hem enkel op het intranet aspect. De widgets die overeenkomen zijn Twitter, het weer, nieuws artikelen en snelkoppelingen. Ondanks dat deze widgets overeenkomen, houdt het niet in dat ze hetzelfde kunnen. Zo zijn de widgets van SharePoint zeer beperkt in te zetten. Er is slechts één optie mogelijk, namelijk; gebruik je de widget wel of niet. Qua instellingen is hier dus niets aan te veranderen. Bij de Workspace heb je per widget nog veel instellingsmogelijkheden, waardoor je het meer kan laten aansluiten op eventuele wensen.

Best practices

Hetgeen wat je vaak ziet is een samenspel tussen de Workspace én SharePoint. Hierbij wordt de Workspace ingezet als intranet en SharePoint als Document Management Systeem (DMS). Dit houdt in dat je SharePoint alleen gebruikt om documenten in op te slaan, te bewerken en in samen te werken.

Meer weten?

Bekijk de pagina voor Synigo Pulse hier. Benieuwd naar wat deze website nog meer aan informatie heeft? Ga dan naar de home page www.onlinetechtips.nl.