In deze instructie leg ik je uit hoe je een goedkeuring workflow inricht in Microsoft Power Automate, door gebruik te maken van Microsoft Outlook en Microsoft Forms. Hierbij is vanuit gegaan dat je al een formulier in Microsoft Forms hebt neergezet.

Hier is hoe het werkt.

1. Open Microsoft Power Automate door te gaan naar Microsoft Power Automate | Microsoft Power Platform
   
2. Je komt hier in het startscherm van Microsoft Power Automate terecht. Hier kan je een totaal nieuwe workflow gaan maken of een sjabloon gebruiken. Wegens het gemak en snelheid kiezen we links in het menu voor 'Sjablonen'.
   
3. Bovenin de zoekbalk kan je zoeken naar alle applicaties die jij in je workflow wilt hebben. Op basis van de applicaties die je hier neerzet, zal Power Automate een aantal sjablonen weergeven. Hier zet je dus neer Outlook en Forms. Vervolgens klik je op 'Enter' op je toetsenbord.
   
4. Doordat je Outlook en Forms hebt genoteerd krijg je nu allerlei workflow sjablonen te zien met een van deze of beide applicaties. Je krijgt sjablonen in het Engels en Nederlands te zien. Het zijn dan dezelfde workflows, maar de taal die wordt gebruikt is anders. Kies hier voor een sjabloon waarin een goedkeuringsworkflow, Outlook en Forms zit.
   "Formulierreacties ter goedkeuring verzenden".
   
5. Als je op een sjabloon hebt geklikt zal Power Automate een connectie maken met alle applicaties in de workflow. Het kan goed zijn dat je hier opnieuw moeten connecten met bijvoorbeeld Forms. Hier kan je gemakkelijk aangeven dat je weer connectie wilt maken. Om verder te gaan naar het sjabloon van de workflow scrol je helemaal naar onder en klik je op 'Doorgaan'.
   
6. Je komt nu terecht in het sjabloon. Hier staat dus al veel voor jou ingeregeld. Het enige wat je nog moet dus in het invullen van alle velden.
   
7. Bovenin de workflow start je met aangeven om welk formulier het gaat. Dit doe je door op 'Kies een formulier' te klikken. Als je een formulier hebt geselecteerd ga je door met de volgende stap.
   
8. Je komt nu in het onderdeel 'Apply to each' terecht. Hier moet je bij 'Get response details' gaan aangeven uit welk formulier gegevens gehaald moeten worden. Dit zal hoogstwaarschijnlijk het formulier zijn dat je eerder ook hebt geselecteerd. Kies deze dus ook hier weer.
   
9. Vervolgens ga je door naar het onderdeel 'Start and wait for an approval' waar je instellingen kan beheren over de goedkeuringsworkflow. Alles met een rode ster is verplicht om in te vullen. Bij het goedkeuringstype heb je nu nog vier keuzes. Per keuze staat uitgelegd wat de type inhoudt. Zo kan je ervoor kiezen dat een formulier door meerdere personen moet worden goedgekeurd, voordat het daadwerkelijk akkoord is. Of je kunt hier aangeven dat één enkel akkoord voldoende is. Het onderdeel 'Titel' spreekt voor zich. Daar vul je de titel in van de e-mail. Bij het onderdeel 'Toegewezen aan' kan je het mailadres of de mailadressen invullen van de goedkeurders.
   
10. Dan heb je daaropvolgend het onderdeel 'Condition'. Dit is automatisch door Power Automate al ingevuld. het houdt in dat indien het antwoord 'Approve' is dan ... . Het onderdeel 'dan' in de vorige zin ga je met de volgende onderdelen bepalen.
    
11. Links in beeld heb je het onderdeel 'Indien ja'. Dus; wat als de goedkeurder het goedkeurt. Grote kans dat er meerdere mensen daarover moeten worden ingelicht. Standaard staat hier al het onderdeel mail voor jou klaar. Dit onderdeel is goed voor het versturen van één mail. Mocht je dus meerdere soorten mails willen versturen indien het akkoord is, dan voeg je hier nogmaals een mailonderdeel toe.
    
    Laten we allereerst hetgeen gaan invullen dat al klaar staat. Mogelijk wordt hier gebruikgemaakt van het onderdeel 'Mail'. Deze kan je verwijderen en Outlook toevoegen. Het Outlook onderdeel geeft je meer opties dan het mail onderdeel. Het is dus niet noodzakelijk, maar komt soms dus handiger uit. Als je het gekozen voor mail of Outlook kan je gaan aangeven naar wie een mail moet worden gestuurd, wat het mailadres is waar naartoe de mail gestuurd moet worden en je kunt de mail gaan typen. Deze voorzie je van tekst en eventueel antwoorden uit het formulier dat je eerder hebt geselecteerd.
    
    Als je met je muis op het onderdeel van de mail klikt, dan opent zich een venster. Bovenaan dit venster staat 'Voeg dynamische inhoud toe van de apps'. Hieronder zie je alle vragen die worden gesteld in het formulier. Door hier op te klikken, komen ze in de mail te staan. Als je dit hebt ingevuld is dit onderdeel klaar.
    
    Indien je nog een mail wilt versturen, zullen we nog een actie moeten toevoegen. Klik onder de mail of Outlook onderdeel op 'Een actie toevoegen'. Vervolgens zoek je naar Outlook. Als je hiernaar hebt gezocht krijg je allerlei opties voor in Outlook. Zo staat hier ook een optie voor het versturen van een mail. Selecteer deze en herhaal alle stappen die je hiervoor ook hebt gedaan.
    
12. Rechts in beeld het je het onderdeel 'Indien nee'. Wat dus als de goedkeurder geen akkoord heeft gegeven? Dan moet waarschijnlijk de invuller van het formulier daar bericht over krijgen. Hier kiezen we dus weer voor het maken van een mail. Je kunt hier weer kiezen voor mail of Outlook. Mogelijk staat een van deze twee onderdelen al voor je klaar. Zo niet, dan weet je door stap 11 hoe het moet.
    
    Ook hier geef je aan wie de ontvanger is van de mail, het onderwerp en kan je tekst invoeren. Mochten er meerdere mensen op de hoogte gesteld moeten worden middels verschillende mails, dan kan je ook hier weer het onderdeel mail of Outlook toevoegen door op 'Een actie toevoegen' te klikken.
    
13. Helemaal onderaan het scherm of rechts bovenin kan je de workflow steeds opslaan. Klik hierop zodra je klaar bent zodat jouw workflow niet verloren gaat.
    
14. Geef daarna je workflow een naam die je goed kan herkennen. Dit doe je door links bovenin op de huidige naam te klikken. Dan krijg je de mogelijkheid om zelf iets te typen. Dit wordt vervolgens automatisch opgeslagen.
    
15. Tot slot volgt het testen van je workflow. Dit kan je doen door het formulier in Microsoft Forms zelf in te gaan vullen. Door het opslaan van je workflow zal die gelijk opgepakt worden. Indien er ergens toch niet goed is in je workflow zal je dit direct zien staan in Power Automate.
    Let op: sluit het onderdeel Microsoft Power Automate niet als je het Forms formulier gaat invullen. Zodra het formulier is ingevuld zie je namelijk in Power Automate of dat de workflow goed is gelopen of niet. Zo niet dan wordt aangegeven waarop je workflow vastloopt. Dit kan je dan vervolgens gaan oplossen.
    
    

Video instructie

Binnenkort zal hier een video instructie voor beschikbaar zijn, welke hier zal worden weergeven.