Het afgelopen jaar is thuiswerkend Nederland massaal overgestapt van Zoom op Microsoft Teams. Hierdoor kon je niet alleen beeldbellen, maar ook uitstekend samenwerken. Zelf ben ik dit jaar echt gesteld geraakt op Microsoft Teams. Hierom raak ik enorm enthousiast als ik weer een klant mag helpen met de overstap. De vraag die ik vaak krijg is of en hoe je kunt samenwerken met externen via Microsoft Teams.

Samenwerken in projecten

Als je samenwerkt met externen, dan gaat het in de meeste gevallen om projecten. Met externen wordt iedereen bedoelt die niet bij jouw organisatie werkt. Denk bijvoorbeeld aan klanten, cliënten of leveranciers zijn. Zodra je samenwerkt met externen (en intern!) is het van belang dat iedereen beschikt over de benodigde en juiste informatie.

Met Microsoft Teams zorg je er ontzettend gemakkelijk voor dat iedereen binnen het project kan samenwerken. Zo kunnen discussies plaatsvinden in de gezamenlijke chat. Verder kan iedereen bij de gedeelde bestanden en kan iedereen daar tegelijk in samenwerken. Daarnaast gaat het beeldbellen uiteraard ook zonder moeite met externen. De samenwerking krijgt met Microsoft Teams een flinke boost!

Toevoegen externen

Oké. Nu je helemaal bent overgehaald, moet je natuurlijk weten hoe je externen kan toevoegen. Standaard is namelijk voor iedere Microsoft Teams omgeving ingesteld dat er geen externen kunnen worden toegevoegd. De reden hierachter is dat je bewust moet zijn van het feit dat je externen gaat toevoegen. Je zult dan ook rekening moeten gaan houden met de machtigingen die zij wel of juist niet ontvangen.

In het Microsoft Teams beheercentrum moet je eerst aanzetten dat externen toegevoegd mogen worden. Hierbij kan je niet instellen wie wel en wie niet externen mogen toevoegen. De instelling staat aan voor iedereen of uit. Niet iedereen kan zo maar in het beheercentrum. Dit zie je vaak belegd bij de IT-afdeling.

Zodra in het beheercentrum toegang is verleend aan externen, kunnen eigenaren van een team de externen gaan toevoegen. Dit gaat hetzelfde als bij het toevoegen van interne leden.

De instructie gaat als volgt. Je klikt met je muis op de drie puntjes bij het team en klikt vervolgens op 'Lid toevoegen'. Vervolgens krijg je de mogelijkheid om het e-mailadres in te vullen van de externen. Zodra je het e-mailadres hebt toegevoegd, krijgt diegene de rol 'Gast'. Microsoft Teams maakt het onderscheid tussen lid en gast door de domein naam die je invult. Een domein naar is alles wat na het @ komt in het e-mailadres dat je hebt ingevuld. Als je alle e-mailadressen hebt ingevuld, klik je op 'Toevoegen' en dan zijn alle externen toegevoegd.

Je hebt geen Microsoft Teams licentie nodig om deel te nemen aan een team.

De gasten die worden toegevoegd aan het team, ontvangen daarvan een melding. Wat voor soort melding zij ontvangen, hangt af van de meldingsinstellingen van de externen. Vanaf dat moment kunnen zij op ieder gewenst moment naar het team toe. Zij zien echter het team ergens anders staan dan jij. Jij ziet het team gewoon staan tussen al je andere teams. De externen zullen naar de Teams omgeving van jouw organisatie moeten gaan. Dit doen zij door op hun bedrijfsnaam te klikken rechts bovenin in Microsoft Teams. Zij zien daar ook jouw bedrijfsnaam staan. Als ze daar heen gaan, zien zij het team staan.

Rechten en machtigingen

Je hebt al kunnen lezen dat het samenwerken met externen via Microsoft Teams ontzettend handig en gemakkelijk is. Alleen zijn er wel zaken waar je goed bij stil moet staan. Zo ook de machtigingen die je aan gasten geeft als zij in jouw Microsoft Teams omgeving zitten.

In het beheercentrum van Microsoft Teams kan je de machtigingen van gasten beheren. De instellingen die je hierin zet, gelden voor álle externen. Er kan dus geen onderscheid gemaakt worden tussen verschillende domeinnamen. Machtigingen die je in het beheercentrum kan instellen, is bijvoorbeeld het recht om kanalen aan te maken of te verwijderen. Of ze binnenkomen in een lobby bij een online meeting en meer.

Richtlijnen

Je zult niet alles kunnen afdichten met machtigingen. Er zal dus ook een aantal richtlijnen meegegeven moeten worden. Deze richtlijnen dienen jouw medewerkers uit te voeren, wat erg spannend is. Hieronder leg ik uit tot waar je kan beveiligen en wat gebruikelijke richtlijnen zijn.

Zodra een gast aan een team is toegevoegd, kunnen zij deelnemen aan discussies en bestanden inzien en bewerken. Bij beide onderdelen kan je geen verschillende machtigingen inregelen. Gasten hebben dus standaard bewerkingsrechten. Dit kan nog wel eens onhandig zijn, omdat je niet wilt dat ze altijd alles kunnen inzien of bewerken.

Als je SharePoint gebruikt, dan is er een ontzettend mooie oplossing hiervoor. In een team in Microsoft Teams kan je tabbladen aanmaken. Zo kan je het tabblad SharePoint toevoegen. Je voegt de SharePoint omgeving toe door middel van een URL. Die URL kan direct verwijzen naar het specifieke onderdeel in SharePoint waar je alle documenten aangaande het project neerzet. Als je dit hebt gedaan heb je dus de mogelijkheid om bestanden neer te zetten in het team in het onderdeel Bestanden en in het onderdeel SharePoint. Het onderdeel Bestanden is om bestanden te delen en bewerken met gasten. Het onderdeel SharePoint is om bestanden te delen en bewerken met internen. Externen kunnen ondanks dat zij in het team zitten, niet zo maar in de SharePoint omgeving die je als tabblad hebt toevoegt.

Advies

Mocht je ervoor kiezen om via Microsoft Teams met externen te gaan werken, dan is een uitgewerkt strategisch beleid noodzakelijk. Dit is sowieso aan te raden als je overstapt op Microsoft Teams. In het strategisch beleid zet je alles omtrent instellingen en richtlijnen. Hierin beschrijf je ook hoe er wordt omgegaan met externen binnen Microsoft Teams.

Hulp nodig? Mail mij dan via info@onlinetechtips.nl.