In Outlook heb je de mogelijkheid om contactpersonen toe te voegen en bij te houden. Dit zorgt ervoor dat jouw Outlook ook gelijk bijna een CRM-systeem wordt.
Stap 1: Open Outlook
Start allereerst door Microsoft Outlook op je computer te openen. Je kunt Outlook vinden in het Startmenu of op je bureaublad.
Stap 2: Ga naar het tabblad "Start"
In de bovenste menubalk zie je verschillende tabbladen. Klik op het tabblad "Start". Hier vind je de meeste hulpmiddelen en opties voor het beheren van je e-mail.
Stap 3: Klik op "Contactpersonen"
In het tabblad "Start" zie je een sectie met de naam "Vind". Klik op de knop "Contactpersonen" om het venster "Contactpersonen" te openen.
Stap 4: Klik op "Nieuwe contactpersoon"
In het venster "Contactpersonen" zie je een werkbalk bovenaan. Klik op de knop "Nieuwe contactpersoon" om een nieuw contactpersoon venster te openen.
Stap 5: Voer contactgegevens in
In het nieuwe contactpersoon venster kun je de contactgegevens invullen. Typ de naam, het e-mailadres, het telefoonnummer en eventuele andere relevante informatie in de daarvoor bestemde velden.
Stap 6: Optionele informatie toevoegen
Als je meer informatie wilt toevoegen, zoals een functie, bedrijfsnaam, adres of notities, kun je naar beneden scrollen in het contactpersoon venster en de bijbehorende velden invullen.
Stap 7: Klik op "Opslaan en sluiten"
Zodra je alle gewenste informatie hebt ingevuld, klik je op de knop "Opslaan en sluiten" in de werkbalk bovenaan. Dit zal het contactpersoon venster sluiten en het nieuwe contact opslaan in je lijst met contactpersonen.
Waarom is dit handig?
Het instellen van contactpersonen in Outlook is handig om verschillende redenen:
- Snel toegang tot contactgegevens: Door contactpersonen in Outlook in te stellen, heb je snel toegang tot de contactgegevens van mensen met wie je regelmatig communiceert. Je hoeft niet steeds handmatig hun gegevens op te zoeken.
- Efficiënt communiceren: Met contactpersonen kun je eenvoudig e-mails verzenden naar mensen door simpelweg hun naam in te typen in het "Aan" veld. Outlook zal de contacten automatisch aanvullen en je hoeft de volledige e-mailadressen niet handmatig in te voeren.
- Organisatie: Contactpersonen stellen je in staat om je adressenboek georganiseerd te houden. Je kunt contactgroepen maken om e-mails naar meerdere personen tegelijk te sturen, waardoor je tijd bespaart bij het verzenden van berichten naar teams of groepen mensen.
- Synchronisatie met andere apparaten: Als je Outlook op meerdere apparaten gebruikt, zoals je computer, smartphone of tablet, worden je contactpersonen automatisch gesynchroniseerd tussen deze apparaten. Dit betekent dat je altijd toegang hebt tot je contactgegevens.