Door COVID-19 is er veel veranderd in onze werksferen. We vergaderen bijvoorbeeld steeds meer online en bellen elkaar meer. Hierom merk je ineens een andere vorm en behoefte van professionaliteit bij je klanten. In deze blog bespreken we wat er precies van je wordt verwacht in deze tijd.

Je kent vast de online vergaderbingo waarbij de standaard zinnen afgestreept worden. Dit zijn zinnen zoals 'Kan je mij horen' en 'Je microfoon staat nog uit'. Dit staat in lijn met de professionaliteit die wij van anderen verwachten. Als je professionaliteit anno 2021 in orde is, streept niemand bij jou iets van de bingo kaart af.

Gebruik jij Microsoft 365 Teams voor het online vergaderen? Dan staan op onze website daar veel instructies over!

Geluid

Microfoon

De meeste mensen gebruiken de ingebouwde microfoon van hun laptop om online te vergaderen. Hierdoor merk je goed dat deze microfoon niet gebouwd is voor een solide doorzetting van het geluid. Hierdoor klinkt het voor je gesprekspartner niet fijn om rustig naar te luisteren. Zeker als je een gesprek hebt met een potentiële klant is dat het laatste wat je wilt.

Het hebben van een externe microfoon of een koptelefoon met microfoon zorgt voor een professioneel geluid. Dat is in deze tijd echt ontzettend belangrijk. Daarnaast is het vaak met een paar tientjes opgelost. Zonde om te laten liggen dus!

Wees bewust van je ticks!

Iedereen heeft wel een bepaalde tick als diegene zich verveeld of juist concentreerd. Door het online vergaderen komen deze ticks meer op de voorgrond. Dat komt doordat de microfoon ineens geluiden harder doorzet. Een tick welke we nu veel naar voren zien komen is het blazen door de mond. Het lijkt een beetje op fluiten, maar wordt er dan geblazen. Het blazen wordt enorm hard doorgezet door de microfoon waardoor iedereen alleen dat nog kan horen en de rest niet meer.

Het vervelende van de tick is niet dat je een keer gaat blazen in de microfoon. Het zit hem er vooral in dat een tick niet zo maar weg is. Na een minuut zit de betreffende persoon weer ongemerkt te blazen. Wees je hierom bewust van je ticks en wat het doet met de ander. Het is heel vervelend voor je gesprekspartner om aan te horen/zien en er steeds iets van te moeten zeggen.

Krijg je het echt niet voor elkaar om van je tick af te komen? Bekijk dan of er een mogelijkheid is voor een andere oplossing. Blaas jij graag? Dan is een microfoon bij je mond absoluut een no-go voor jou. Gebruik dan liever oortjes met ingebouwde microfoon (zoals die van Apple) of een staande microfoon op je bureau.

Achtergrond geluid

Verder merk je vaak veel achtergrond geluid. Kinderen, de buurman met zijn zaag of de partner die net gaat stofzuigen. Het is allemaal niet bevorderlijk als je met klanten aan het praten bent. Zorg er daarom voor dat je op een rustige plek in het huis gaat zitten. Maak desnoods een werkplek in de garage. Je hebt vaak alleen een tafel, stoel en verwarming nodig.

Internet verbinding

Verder zal het je niet vreemd zijn dat een goede internetverbinding ook van belang is. Zorg daarom voor internet versterkers als je ver van de router zit. Als je een verhaal probeert te volgen of juist over te brengen, is een haperend geluid heel erg vervelend.

Een trage internet verbinding is niet alleen vervelend voor anderen, maar ook voor jezelf! Je zult vaak lang moeten wachten tot een applicatie, widget of document is geladen. Al deze wachttijden zijn verloren tijd en je zit hierdoor niet lekker in je werkflow.

Achtergrond

Een professionele achtergrond tijdens het beeldbellen doet ook ontzettend veel goeds. Nog te vaak merken wij dat we mee kunnen kijken naar de rommel in de keuken of woonkamer. Daarbij zie je ook alles dat beweegt. Dus komt je partner thuis met de kinderen? Dan zal iedereen daar eens rustig naar gaan kijken. Het gevaar is dat je luisteraars niet meer luisteren doordat ze afgeleid raken.

Verder is het heel gemakkelijk om een achtergrond in te stellen. Hierbij raden wij aan om als organisatie een aantal achtergronden in te richten voor medewerkers. Hierdoor straal je direct als gehele organisatie één huisstijl en professionaliteit uit. Daarnaast voorkom je daarmee dat je medewerkers zelf achtergronden gaan maken welke bijvoorbeeld slecht zijn van kwaliteit.

Zeker zijn van je zaak

Tot slot is het belangrijk dat je zeker bent van je zaak. Je hoeft inmiddels niet meer te vragen of dat iedereen je hoort of je gedeelde scherm kan zien. Aangezien je het al zo vaak hebt gedaan mag je erop vertrouwen dat het goed gaat. Zo niet, dan krijg je dat wel te horen.

Door steeds te vragen of dat iedereen je kan horen of je beeldscherm ziet, straal je onzekerheid uit. Mooier voor je professionaliteit is om juist zeker te zijn van je zaak. Ook als het aankomt op digitaal vergaderen. Vertrouw op jezelf! Jij kan dit.

Samenvatting mailen

Bij een online vergadering merk je nog wel eens dat iemand afgeleid raakt. Sommige zijn bezig op hun telefoon, andere hebben hun microfoon uitgezet en zijn zichtbaar aan het praten met diegene naast hun. Hierom is het van belang dat je een samenvatting maakt van hetgeen dat is besproken en afgesproken. Op die manier kan niemand op een later moment zeggen dat het niet is besproken.

Meer weten?

Wekelijks plaats ik blogs over allerlei IT onderwerpen. Deze blogs vind je hier. Instructies over allerlei soorten software kan je natuurlijk ook vinden! Neem dus gerust een kijkje op mijn website.