Microsoft Forms is een applicatie van Microsoft die ervoor kan zorgen dat je jouw formulieren digitaal kan maken. In deze blog leggen we precies uit wat je er allemaal mee kan en ook wat vooral niet.

Voordelen en de werking van Microsoft Forms

Zoals gezegd is Microsoft Forms een plek waar je jouw formulieren digitaal kan maken. De omgeving kan je oproepen door naar https://forms.office.com/Pages/DesignPage.aspx te gaan. Hier kan je formulieren en enquêtes maken. Als je jouw laptop weet te bedienen, dan kan je zeker weten goed overweg met Microsoft Forms.

Microsoft Forms is ontzettend laagdrempelig om mee te starten!

Als je een nieuw formulier opstart, krijg je eerst de mogelijkheid om een naam, beschrijving en afbeelding toe te voegen aan het formulier. Vervolgens kan je aan de slag met het aanmaken van vragen. Zo kan je kiezen voor een open vraag, keuzemogelijkheden, beoordeling (sterren), datum notatie en meer.

Rondom de vraag notatie heb je nog een aantal keuzes. Zo kan je een vraag vereist maken, een bijschrift toevoegen, een vereiste toevoegen (bijvoorbeeld: er moet een @ in staan) of afhankelijkheid toevoegen.

Alle antwoorden op je formulier zijn in Excel te exporteren. Daarnaast wordt er automatisch al een aantal grafieken gemaakt als je antwoorden krijgt op je formulier. Je kunt alle antwoorden ook direct naar jou toe laten sturen via een e-mail. Mocht je gebruik kunnen maken van Power Automate dan zijn je opties eindeloos.

Als je gebruikmaakt van Microsoft Forms in combinatie met Microsoft Power Automate, dan zijn je opties eindeloos! Zo kan je een heel goedkeuringsproces maken met deze twee applicaties.

Naast het aanmaken van vragen en de instellingen daaromheen, kan je ook de achtergrond van het formulier wijzigen en heb je verschillende mogelijkheden voor diegene die het formulier mogen invullen.

De nadelen

Natuurlijk hangen er ook nadelen aan Microsoft Forms. Zo heb je weinig keuze uit verschillende soorten vragen en de mogelijkheden daarin. Tevens kan je de lay-out van Microsoft Forms beperkt wijzigen. Ook het delen heeft zo zijn beperkingen.

De beperkingen komen enkel naar voren, omdat we verwend zijn geraakt door alles wat er al op deze markt beschikbaar is.

Het oordeel

Microsoft Forms is een fijne applicatie omdat je er geen enkel verstand van hoeft te hebben. Je maakt zonder enige kennis van de tool direct allerlei formulieren. Dit is echter niet waar de kracht van Microsoft Forms ligt. De kracht ligt bij de connectie die Microsoft Forms heeft met alle andere applicaties van Microsoft.

Zo kan je met Microsoft Power Automate alle kanten om met de antwoorden die in je Microsoft Forms formulier worden gezet. Het kan in een goedkeuring workflow worden gezet, in een SharePoint lijst of in een team in Microsoft Teams.