Het archiveren van e-mails helpt bij het vrijmaken van ruimte, het behouden van belangrijke informatie, het verbeteren van de zoekmogelijkheden en het organiseren van je e-mailaccount.
Stap 1: Open Outlook
Start door Microsoft Outlook op je computer te openen. Je kunt Outlook vinden in het Startmenu of op je bureaublad.
Stap 2: Navigeer naar je e-mailinbox
Klik in de linker navigatiebalk op "Inbox" om naar je e-mail inbox te gaan. Dit is de standaardweergave bij het openen van Outlook.
Stap 3: Selecteer een e-mailbericht
Zoek in je inbox naar het e-mailbericht dat je wilt archiveren. Klik op het betreffende bericht om het te selecteren.
Stap 4: Klik op de knop "Archiveren"
In de bovenste menubalk zie je verschillende knoppen en opties. Klik op de knop "Archiveren" om het geselecteerde e-mailbericht te archiveren.
Stap 5: Bevestig het archiveren
Er verschijnt mogelijk een bevestigingsvenster waarin wordt gevraagd of je het bericht wilt archiveren. Klik op "Ja" of "OK" om het bericht te archiveren. Het e-mailbericht wordt nu verplaatst naar de archiefmap.
Wat is de functie van archiveren?
Het archiveren van e-mails heeft verschillende functies:
- Ruimte vrijmaken: Door e-mails te archiveren, verplaats je ze uit je actieve inbox naar een archiefmap. Hierdoor maak je ruimte vrij in je inbox en behoud je een overzichtelijke en georganiseerde inbox.
- Behoud van belangrijke informatie: Door e-mails te archiveren, behoud je belangrijke informatie en correspondentie, zelfs nadat ze uit je inbox zijn verplaatst. Dit kan handig zijn voor het terughalen van oude e-mails of het raadplegen van informatie op een later tijdstip.
- Verbeterde zoekmogelijkheden: Wanneer e-mails worden gearchiveerd, wordt de zoekfunctionaliteit van Outlook geoptimaliseerd. Hierdoor kun je gemakkelijk door je archiefmappen bladeren en specifieke e-mails vinden met behulp van zoektermen, afzenders, datums, onderwerpen, enzovoort.
- Ordening en organisatie: Door e-mails te archiveren, kun je je e-mailaccount beter organiseren en een efficiëntere werkomgeving creëren. Je kunt bijvoorbeeld archiefmappen maken op basis van projecten, klanten, onderwerpen, of een andere logische structuur die past bij je behoeften.