Veel organisaties staan nog aan het begin van de ontwikkeling richting Microsoft 365. Door de huidige COVID-19 periode zijn de meeste bedrijven gestart met Microsoft Teams. Hierdoor is veel vraag ontstaan over wat Microsoft nog meer te bieden heeft. In deze blog vertel ik je over de krachtige maar een veel te weinig gebruikte applicatie van Microsoft: Power Automate.

Wat is Power Automate

Microsoft Power Automate is een online applicatie die ervoor kan zorgen dat je veel processen kan digitaliseren. Denk bijvoorbeeld aan een formulier die wordt ingevuld, door een aantal mensen moet worden goedgekeurd en vervolgens wordt geaccordeerd.

De kern van de kracht ligt in de samenwerking met andere applicaties. Spoiler alert: het zijn niet enkel Microsoft applicaties!

Zo zijn er eindeloos veel processen die je nu al kan gaan digitaliseren, door de krachtige integratie met andere systemen. Zo kent Microsoft Power Automate niet alleen connecties met Microsoft applicaties, maar ook van derden!

Hoe start je met Power Automate

Ondanks dat Power Automate klinkt alsof het een heel lastig systeem is, valt dit reuze mee. Zo kan je als je begint eerst gebruikmaken van sjablonen. Met deze sjablonen heeft Microsoft Power Automate al voor jou de hele workflow gemaakt. Jij hoeft deze enkel in te vullen met informatie als naar welk mailadres iets gestuurd moet worden.

Door te beginnen met sjablonen kom je een heel eind en leer je direct hoe een workflow in elkaar zit. Zo kan je uiteindelijk gaan proberen om een eigen workflow te gaan maken.

Je kunt iedere workflow die je maakt testen. Daarvoor zit namelijk een speciale knop geïntegreerd in Microsoft Power Automate. Als de test faalt, zal aangegeven worden waarop gefaald wordt. Een oplossing krijg je hierbij helaas niet. Nadat je het een en ander hebt gewijzigd aan de workflow, kan je deze weer laten testen.

Uiteindelijk kan je zelfs workflow delen met een team of enkele collega's. Dit maakt het beheer van de workflow heel gemakkelijk en niet persoonsgebonden.

Nadelen van Power Automate

Helaas lijkt Power Automate het ondergeschoven kind te zijn van Microsoft. Zeker nu met de COVID-19 periode, krijgt voornamelijk Microsoft Teams alle aandacht. Zonde, als je het mij vraagt. Dit is al, maar kan een nog krachtigere tool worden welke voor elk bedrijf in Nederland te gebruiken is.

Voor de beginnende gebruiker van Microsoft Power Automate is het een prima tool. Als je er al even mee werkt ga je connecties missen. Zo zou het geweldig zijn als je veel workflow hebt met Microsoft Teams of Microsoft Dynamics. Dit valt echter toch nog erg tegen.

Het oordeel

Microsoft Power Automate is een ontzettend handige applicatie die jou het leven makkelijker kan maken. Uiteindelijk kan je hier altijd gemakkelijk een formulier door een workflow heen laten gaan, wat al veel processen kan optimaliseren. Een formulier dat getekend moet worden door managers op verschillende locaties neemt veel tijd in beslag. Als zij het formulier in hun mailbox zouden krijgen en die door konden zetten, zou het proces enorm versnellen.

Ondanks dat het nog wat liefde nodig heeft, is en blijft Microsoft Power Automate een applicatie waar je eerder nu dan later gebruik van wilt maken!