Een perfecte mappenstructuur die voor iedereen werkt en voor altijd goed zal blijven. Het klinkt bijna als een unicorn. Alleen dat is het niet! In deze blog vertel ik jou hoe je de perfecte mappenstructuur kunt opzetten voor jezelf en al je collega’s of medestudenten.

Mappenstructuren bestaan al jaren voordat jij begon met werken. Dat houdt automatisch in dat er al een structuur is bedacht en die waarschijnlijk is gemaakt door iemand die de organisatie al heeft verlaten of niemand weet eigenlijk waar de huidige structuur vandaan is gekomen. Inmiddels werkt iedereen er mee en kan iedereen zijn bestanden vinden. Best eng natuurlijk om dan de structuur te gaan wijzigen. Dit is niet zo zeer de angst voor een nieuwe mappenstructuur, als wel de angst voor verandering. Mocht je deze angst zien als een uitdaging, dan ga ik je hieronder precies vertellen hoe jij tot de perfecte mappenstructuur komt.  

TIP
Volg eerst alle regels voor de perfecte mappenstructuur voor je persoonlijke map. Dan krijg je gelijk gevoel bij de nieuwe denkwijze en is het daarna een stuk gemakkelijker om dit voor al je collega’s te gaan doen.

First things first. We kunnen wel meteen beginnen met herstructureren, maar zonder een goede basis krijg je geen perfecte mappenstructuur. Hierom is het belangrijk dat je start met een gezamenlijk gedachtengoed te creëren bij het vaststellen van een mappenstructuur. Alleen dan zal de mappenstructuur voor de rest van zijn leven goed zijn voor iedereen te gebruiken. Dit houdt in dat iedereen de regels van de perfecte mappenstructuur moet kennen en begrijpen. Deel deze blog dus met je collega’s voordat je gaat beginnen met het herstructureren van gezamenlijke mappen.

Zodra alle neuzen dezelfde kan op staan kunnen we beginnen met de eerste stappen. Zo is het allereerst belangrijk dat er eens flink de digitale bezem door bestanden wordt gehaald. Dit kan je natuurlijk niet alleen doen, dus dit wordt een team-effort. Een mooie wijze waarop je jouw collega’s kan activeren om te gaan opschonen, is door aan te geven dat de file servers hun maximum hebben bereikt en dat zonder opschoning de veiligheid van de huidige documentatie niet gewaarborgd kan worden. Helemaal liegen is het niet, aangezien een file server er altijd beter van wordt als deze niet zo vol staat.

Na het opschonen kunnen we beginnen met het aanbrengen van een structuur. Hiermee bedoel ik nadrukkelijk dat we niet gaan herstructureren, maar echt een nieuwe structuur gaan opzetten. Hieronder leg ik de stappen verder uit.

1. Procesmatig denken

Mappenstructuren worden vanuit de oude gedachten gemaakt op basis van afdelingen. Deze structuur werkt echter nooit optimaal, omdat processen binnen jouw organisatie zich niet committeren aan afdelingen. Zo kan het voorkomen dat de Finance afdeling eens per maand bij een bepaald bestand moet van Human Resources. Dit houdt in dat Finance (gedeeltelijk) toegang moet krijgen tot de Human Resource map. Doordat er waarschijnlijk nog honderd meer van dit soort voorbeelden te benoemen zijn, wordt je machtigingsstructuur ook erg fragiel.

Dit voorkom je door procesmatig te gaan denken. Volg het primaire proces binnen jouw organisatie en maak daar mappen van. Uiteraard ga je naast je primaire proces een map krijgen waarin de mappen voor alle ondersteunende diensten of staf afdelingen komen te staan. Hieronder heb ik een voorbeeld.

2. Normaliseren

In veel oude mappenstructuren heb je heel veel verschillende soorten mappen onder elkaar staan. Zo heb je bijvoorbeeld mappen over evenementen, jaartallen en persoonlijke mappen onder elkaar staan. Dit gaat precies tegen het principe van normaliseren in.

Normaliseren houdt in dat je alle soorten mappen die bij elkaar horen ook daadwerkelijk bij elkaar zet. Dit kan er eventueel voor zorgen dat je een nieuwe laag aan mappen zult moeten aanmaken, maar dat is zeker geen enkel probleem.

3. Geef alles een plek

Dit is een hele gemakkelijke stap welke waarschijnlijk de meeste tijd in beslag gaat nemen. Zo wordt er bij de perfecte mappenstructuur een aantal zaken verboden. Denk hierbij bijvoorbeeld aan mappen met de naam ‘archief’, ‘algemeen’ en ‘divers’. Deze mappen zijn dusdanig generiek dat je ieder bestand op de wereld in een van deze mappen kan plaatsen. Deze mappen zijn dus zo inefficiënt dat ze verboden zijn als je graag de perfecte mappenstructuur wil creëren.

Naast de generieke mappen is er nog een soortgelijke dooddoener. Wellicht dat je hem in de tussentijd al hebt geraden; mappen met namen van medewerkers. Doordat mappenstructuren er altijd al zijn geweest en mappen met de naam van een medewerker ook, krijg je mappen met namen van inmiddels ex-collega’s waar nog steeds waardevolle informatie in staat. Deze mappen moeten ook echt weg worden gehaald en de informatie die erin staat dient of naar de OneDrive van de desbetreffende collega te gaan of ergens netjes weggezet te worden in de nieuwe mappenstructuur.

Tot slot mogen er ook geen documenten onder een map staan. Hiermee behoudt je logica voor de plek voor documentatie. Documenten onder een rij met mappen kan evengoed in een map ‘algemeen’ komen te staan. En zoals we al hebben gezegd, dat soort mappen zijn verboden!

4. Prioriteer

Als je dan eindelijk zo ver bent dat je de eerste structuur hebt opgezet is het belangrijk dat je gaat prioriteren. Dit houdt in dat je mappen gaat voorzien van nummering op basis van, je raad het al, prioriteit. Deze wijze is enkel van belang bij mappen die voorzien kunnen worden van een prioriteit. Zo kan je jouw mappen met het primaire proces gaan nummeren, omdat hier een bepaalde volgorde in zit. Alleen mappen van ondersteunende diensten kan je lastig nummeren, omdat er geen volgorde of prioriteit in zit. Houdt er dus rekening mee dat prioriteren zeker erg belangrijk is, maar niet altijd van toepassing kan zijn.

Met bovenstaande tips kan jij volledig zelf jouw eigen perfecte mappenstructuur gaan maken. Houdt deze kennis zeker niet voor jezelf en deel deze blog met je collega’s! Dan kan er wellicht samen gekeken worden naar een werkbare structuur voor jullie gedeelde mappen.

Laat je ondersteunen door kennis

Bovenstaande regels zijn voor sommige mappen heel gemakkelijk op te volgen. Echter, bij sommige mappen komen zó veel medewerkers samen, dat het lastig is om gezamenlijk tot een consensus te komen. Hiervoor heb je vanuit de medewerkers ook hun veranderbereidheid nodig. Benieuwd hoe je ze zo ver krijgt? Laat je informeren.

Meer weten?

Op deze website worden wekelijks nieuwe blogs geplaatst over relevante IT-gerelateerde onderwerpen. Daarnaast wordt op ons YouTube kanaal wekelijks een video geplaatst met tips of instructies. Deze gaan over een relevant IT-thema of instructie. Klik hier om naar ons YouTube kanaal te gaan en abonneer je direct gratis!