Het instellen van een 'Out of Office'-melding in Microsoft Outlook, of te wel een automatisch antwoord, is redelijk gemakkelijk. Volg hiervoor onderstaande instructie.
Stap 1: Open Outlook Start door Microsoft Outlook op je computer te openen. Je kunt Outlook vinden in het Startmenu of op je bureaublad.
Stap 2: Ga naar de instellingen Eenmaal geopend, klik je op het tabblad "Bestand" in de bovenste menubalk. In het menu dat verschijnt, selecteer je "Automatische antwoorden instellen".
Stap 3: Activeer de 'Out of Office'-melding In het venster "Automatische antwoorden" dat verschijnt, klik je op het selectievakje naast "Automatische antwoorden verzenden" om de functie in te schakelen.
Stap 4: Stel de periode in Kies of je de 'Out of Office'-melding wilt instellen voor een bepaalde periode of dat je de melding handmatig wilt activeren en deactiveren. Als je een specifieke periode wilt instellen, vink dan het selectievakje aan naast "Binnen deze datums".
Stap 5: Voer je afwezigheidsbericht in Typ je afwezigheidsbericht in het tekstvak onder "Binnen mijn organisatie" om collega's binnen je organisatie te informeren over je afwezigheid. Geef aan dat je afwezig bent en geef indien nodig aan wie ze kunnen contacteren tijdens je afwezigheid.
Stap 6: Stel een bericht in voor externe contacten (optioneel) Als je wilt dat mensen buiten je organisatie een ander afwezigheidsbericht ontvangen, vink dan het selectievakje aan naast "Buiten mijn organisatie" en typ het bericht in het tekstvak dat verschijnt. Dit bericht kan bijvoorbeeld beleefd vragen om contact op te nemen met een collega voor dringende zaken.
Stap 7: Opties aanpassen (optioneel) Je kunt ook enkele aanvullende opties aanpassen, zoals het instellen van een ander bericht voor herhaalde afzenders, het uitschakelen van automatische antwoorden voor interne contacten of het instellen van specifieke tijden waarop de melding actief is.
Stap 8: Voorbeeld bekijken en bevestigen Als je klaar bent met het instellen van je 'Out of Office'-melding, kun je een voorbeeld bekijken om te controleren of alles er correct uitziet. Klik op de knop "Voorbeeld" om het voorbeeld te bekijken. Als alles in orde is, klik je op "OK" om je wijzigingen op te slaan.
Gefeliciteerd! Je hebt zojuist een 'Out of Office'-melding ingesteld in Microsoft Outlook. Outlook stuurt nu automatisch een bericht naar mensen die je e-mailen tijdens je afwezigheid.