Inmiddels weet iedereen dat het beheren van jouw digitale data heel belangrijk is. Samenwerken met anderen moet dus zo veilig mogelijk zijn, waardoor je al snel komt op het gebruik van een server. Op deze server wordt het beleid en de data-opslag geregeld.

Vervolgens breekt er een moment moment aan dat de server aan vervanging toe is. Op dat moment sta je voor een keuze. Kies je voor een nieuwe on premise server of een cloudserver? Wat ik veel om mij heen merk is dat er, door de vele kosten die het met zich mee brengt, vaker gekozen wordt voor een cloudserver.

Wat is de cloud?

Je ziet vandaag de dag dat steeds meer bedrijven de overstap maken naar de cloud of gedeeltelijk naar de cloud. Volledig on premise werken is iets wat je niet meer vaak tegenkomt. Het werken in de cloud zorgt voor meer flexibiliteit en schaalbaarheid.

Door deze flexibiliteit kan er snel worden ingespeeld op veranderingen en trends in de betreffende sector. Door middel van een cloudservice kan je zowel software als hardware laten beheren op een externe locatie. In veel gevallen maakt het bedrijven niet uit waar deze externen locatie precies staat. Maakt dit voor jouw organisatie wel uit, dan kan je bij een clouddienst aangeven waar je wilt dat jouw data wordt beheerd (bijvoorbeeld 'Europa')

Alle medewerkers moeten wel voorzien zijn van een goede internet connectie, willen alle cloudservices goed lopen. Check hier jouw internetsnelheid.

PS. Wil je weten hoe groot jouw server is met alle data erop? Download dan hier een kleine tool die alles voor jou inzichtelijk kan maken.

De voordelen van de cloud

Als je via de cloud werkt, dan kunnen jij en jouw collega's gemakkelijk op welke locatie dan ook toegang krijgen tot documenten en applicaties. Je kan hierin als je wilt ook beperkingen uitvoeren, zodat men bijvoorbeeld niet vanuit huis een bepaalde software kan openen. Ook handig voor de veiligheid!

Het werken in de cloud maakt het nieuwe thuiswerken ineens veel gemakkelijker én veiliger. Ook zie je dat er veel meer wordt afgestapt van de standaard werkuren, zodat werk en privé beter gescheiden kunnen worden.

Doordat je binnen de cloud ook een verse online back-up hebt staan, kan je in geval van nood direct alles laten herstellen. De zogenoemde downtime (de tijd dat niemand heeft kunnen werken) wordt hierdoor naar een minimum gebracht. En heb je meer ruimte nodig voor al jouw bestanden of applicaties? Dan heb je dan met een paar klikken op de knop al geregeld (weet je nog: schaalbaarheid!). Welke kant jouw bedrijf ook opgroeid, of dat nu groeien of juist krimpen is, jouw IT-omgeving beweegt met je mee. Daarmee betaal je dus nooit te veel en enkel voor wat je nodig hebt.

Tot slot is het samenwerken met externen ook ideaal in de cloud. Je kan op een veilige en efficiënte wijze documenten met elkaar delen, planningen bijhouden en werken in hetzelfde document op hetzelfde moment. Dit vervangt dus het continue versturen van documenten naar elkaar over de mail, hopende dat iedereen in de juiste versie blijft werken.  

De nadelen van de cloud

Die zijn er niet! Geintje, ieder voordeel heeft ook een nadeel. Zo ook de cloud. Ondanks dat er wel continu wordt verbeterd, valt er altijd nog wat te wensen. Wat altijd zal blijven, is het moet hebben van internet. Werk je dus ergens of soms op plekken waar je geen bereik hebt, dan kan je niet bij jouw documenten en applicaties.

Ook moet de internet snelheid goed zijn, wil je dat medewerkers lekker door kunnen werken. Met grote bestanden is dit wel een uitdaging. Dit is gelukkig wel op te lossen, door middel van hybride werken. Hierbij maak je gedeeltelijk gebruik van een cloudserver voor bijvoorbeeld processen, applicaties en een back-up van de data. Vervolgens gebruik je on premise voor een lokale fileserver voor de documenten.

Daarbij moet je kritisch zijn op jouw IT-partner. Hoe snel kunnen zij ervoor zorgen dat applicaties of documenten na een incident weer bereikbaar zijn. Hoe gaat de communicatie? Dit gaat extra belangrijk worden als je voor de cloud kiest.

Verder heb je rekening te houden met documenten rondom de opslag van jouw data, vanwege veiligheid daarvan. Sommige bedrijven hebben namelijk te maken met zeer gevoelige informatie, dan enkel in Europa bewaard mag worden. Hieromtrent moeten extra acties uitgezet worden, wil je dat voor elkaar krijgen en documenteren.

Wat is on premise?

Als je kiest voor een on premise (ook wel lokaal genoemd) omgeving, dan wordt de benodigde software geïnstalleerd op de servers en laptops van het bedrijf. Hierom wordt het dus lokaal genoemd, omdat het lokaal wordt geïnstalleerd en niet op een externe locatie wordt beheerd. Alles rondom software en hardware worden beheerd binnen het bedrijf zelf. De meeste klassieke bedrijven blijven werken met on premise omgevingen, want 'zo werken we al tientallen jaren'. Je moet jezelf afvragen of je bij die groep wilt horen.

De voordelen van on premise

Een van de grootste ergernissen van vandaag de dag is traag internet. Alle millennials en GenZ zijn met internet opgegroeid en zij zijn dus niets anders gewend. Traag internet is iets waar zij zeker niet mee geconfronteerd willen worden. Met een lokale server zal jij nauwelijks last krijgen van traag internet, ook al wordt er met grote bestanden gewerkt.

De nadelen van on premise

Een lokale server heeft het voordeel dat je hoogstwaarschijnlijk snel kan werken met applicaties en documenten. Toch zijn er wel een aantal nadelen te benoemen over on premise. Je hebt namelijk een fysieke ruimte nodig waar de lokale servers staan. Aan deze ruimte worden heel veel veiligheidseisen gesteld. Je kan niet zo maar een ruimte aanwijzen. Het moet bijvoorbeeld allemaal in een kooi bewaard worden, goede doorloop van lucht, een brandblusser en nog veel meer. Denk ook aan beveiligde toegang van de ruimte, inbraakpreventie en veiligheid.

Verder is on premise niet flexibel schaalbaar ten opzichte van de cloud. Als jouw bedrijf hard gaat groeien, dan heb je meer servers nodig. En is een server vol, dan moet je meer servers bestellen. Deze investering moet je volledig zelf dragen, met het risico dat deze servers op den duur niet meer nodig zijn. Het kan zijn dat de eerder aangestelde ruimte dan niet meer groot genoeg is en je alles moet verplaatsen.

Tot slot heb je met on premise veel hoge aanloopkosten, vanwege de investering in veel hardware en software om alles draaiende te maken en te houden. Verder zal je een IT-partner moeten aanstellen die ervoor zorgt dat alle servers regelmatig voorzien worden van een update en dat er een back-up gemaakt wordt.

Vraag offertes aan!

Je zult zien dat de cloud in de meeste gevallen een stuk voordeliger is met betrekking tot schaalbaarheid, onderhoud, monitoring en beveiliging. Dat komt omdat het meeste van deze onderdelen al in de maandelijkse prijs van de cloud zitten. Bij on premise moet je veelal alles afzonderlijk nog afnemen, naast alle kosten van de hardware en software.

Aangezien we op dit moment te maken hebben met veel schommelingen in de prijzen van producten, raad ik jou aan om veel offertes op te vragen. Geheel gratis zullen IT-partijen een scan maken van jouw omgeving, duidelijk krijgen waar de kritieke punten zitten en hoeveel het onderhoud ervan zou kosten. Hierbij zal je te maken gaan krijgen met eenmalige en maandelijkse kosten.

Door meerdere partijen te spreken krijg je enerzijds vertrouwen in één van deze partijen en kan je de kosten tegen elkaar afzetten.