De meeste organisaties vanaf 10 medewerkers hebben veelal een intranet. Dit is een website waarop je alle medewerkers op de hoogte stelt van nieuws over de organisatie. Daarnaast kan je er ook vaak linken naar belangrijke documenten. De beste leverancier voor een intranet is op dit moment Synigo Pulse. In deze blog vertellen we je er meer over.

Synigo Pulse maakt het intranet genaamd Workspace. De Workspace is een website waarmee je een ontzettend gaaf intranet kan maken. Je hoeft hiervoor geen expert te worden in SEO of uren lang bezig te zijn met het inrichten van de pagina. Met het grootste gemak maak jij widgets aan, plaats je ze op de website én stel je alles af op basis van iemands rol in de organisatie.

Lay-Out

Als eerst is het belangrijk om stil te staan bij de lay-out van je Workspace. Hiervoor bestaat uiteraard een best practice. De pagina kan je op delen in verschillende kolommen en rijen. Zo kan je een mooie dynamiek aanbrengen. De best practice hierin is eerst een rij van 2/3e breed vanuit links. Daaronder zitten twee kolommen. Helemaal rechts zit een kolom van boven tot beneden.

Nadat je de rijen en kolommen hebt ingedeeld is het belangrijk om na te denken over het vastzetten van de pagina. Zo kan je op de Workspace aangeven of dat gebruikers widgets mogen verplaatsen. Zo ja, waar mogen ze deze naartoe verplaatsen. Je kunt er zelfs voor kiezen om de ene widget open te zetten om te verplaatsen en de ander niet. Dit maakt dat je het volledig kan inrichten naar wens!

Inhoud

Vervolgens ga je aan de slag met de inhoud van je Workspace. Hieronder benoemen we de meest gebruikte en meest waardevolle mogelijkheden. Ben je benieuwd naar meer over de Synigo Pulse Workspace? Ga dan naar onze Workspace pagina door hier te klikken.

Nieuws

Op de Workspace kan je nieuwsberichten plaatsen voor de gebruikers. Hierbij kan je verschillende talen instellen en categorieën. Met de categorieën kan je aangeven wie welke categorie mag zien. Op deze manier spreek je gemakkelijk medewerkers op een bepaalde locatie of afdeling aan.

Applicaties

Met het onderdeel applicaties kan je webbased en applicaties koppelen. Dit wordt gedaan door de software 'Liquit'. Hiermee koppel je applicaties welke bijvoorbeeld op de server staan opgeslagen. Hiermee kunnen alle medewerkers alleen de Workspace openen en vanuit daar overal naartoe navigeren.

Snelkoppelingen

Met de optie voor snelkoppelingen kan je gemakkelijk linken naar alles dat een URL heeft. Mocht je bijvoorbeeld Microsoft applicaties gebruiken, dan kan je daar altijd naartoe linken. Denk hierbij bijvoorbeeld aan Microsoft SharePoint en Teams.

Tevens kan je snelkoppelingen ook weer inrichten op basis van rollen en rechten. Zo kan je speciaal voor bepaalde afdelingen of groepen snelkoppelingen inrichten.

Evenementen

Je kan op de Workspace zowel online als live evenementen plaatsen. Hierbij is het niet noodzakelijk dat deze worden georganiseerd door je eigen organisatie. Zo zijn er veel organisaties welke gratis webinars geven. Stel je medewerkers hiervan op de hoogte met deze widget, zodat ze zich ervoor kunnen aanmelden.

Per evenement geef je aan wat de titel is, omschrijving, online vergaderlink (indien bekend), locatie, organisator, maximum aantal deelnemers en nog veel meer.

Onboarding

Voor iedere nieuwe medewerker stel je het onderdeel onboarding in. Hiermee kan je gebruikers die voor het eerst de Workspace openen welkom heten. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het doorgeven van belangrijke informatie of juist het vragen om informatie die je nodig hebt. Vaak zie je hier dat er wordt gevraagd om een profielafbeelding in te stellen op de Workspace.

De teksten die getoond worden bij de onboarding kan je volledig zelf bepalen. Daarnaast kan je ook gebruikmaken van dynamische tekst. Dit houdt in dat de tekst zich aanpast op de gebruiker.

Projecten

Tot slot is er de mogelijkheid om projecten binnen de organisatie vorm te geven en updates te geven. Zo weet iedereen binnen de organisatie precies welke projecten er zijn en hoe ver het is. Een hele mooie manier om iedereen op de hoogte te houden!

Best Practices

Wil je wat ideeën opdoen voor jouw intranet of ben je benieuwd naar de mogelijkheden van de Workspace? Dan hebben we hier een aantal voorbeelden voor je!

Voorbeeld 1

Voorbeeld 2

Voorbeeld 3

Meer weten?

Wekelijks plaats ik blogs over allerlei IT onderwerpen. Deze blogs vind je hier. Instructies over allerlei soorten software kan je natuurlijk ook vinden! Neem dus gerust een kijkje op mijn website.