SharePoint, Teams en OneDrive

OnlineTechTips
10 januari 2021
20:16
0 reacties

Er worden veel vragen gesteld over de applicaties SharePoint, Teams en OneDrive. Deze applicaties worden veelal direct gebruikt als men overstapt naar de zogenoemde cloud. In begrijpbare taal: je gaat meer gebruikmaken van Microsoft omdat je bijvoorbeeld een licentie hebt gekocht. In deze blog leg ik de drie verschillende applicaties aan je uit en vertel ik je gelijk hoe je ze dient te gebruiken.

OneDrive

Allereerst Microsoft OneDrive. Deze applicatie staat in de cloud, wat inhoudt dat alle bestanden die je hier neerzet online staan opgeslagen. Dit is een uitkomst mensen die nog wel eens hele documenten kwijt zijn geraakt door een gecrashte laptop of een niet opgeslagen document. Ondanks dat je OneDrive online is, kan je het laten synchroniseren met je Windows Verkenner. Dit werkt het fijnst, aangezien je hierdoor geen verschil merkt in werkwijze. Hierdoor is ook de overgang van documenten op de laptop zetten naar documenten op OneDrive zetten een eitje!

OneDrive is voor jouw persoonlijke documentatie. Niemand kan zo maar bij jouw OneDrive omgeving. Tenzij je deze natuurlijk deelt! Want dat is ook een mogelijkheid van OneDrive. Dus ondanks dat OneDrive bedoeld is voor jou persoonlijk, kan je ook mappen en documenten delen. Dit kan zowel met internen als met externen.

Door in de cloud te werken krijg je een aantal nieuwe functionaliteiten die jou gaan helpen effectiever en efficiënter te werken. Zo worden alle bestanden in OneDrive automatisch opgeslagen zodra je een bewerking maakt aan het bestand. Een bewerking is al het plaatsen van een spatie. Na iedere bewerking en het sluiten van een document, krijg je een nieuwe versie van het document. Bij ieder Office document in OneDrive zit automatisch een versiegeschiedenis. Er wordt een nieuwe versie van een document opgeslagen als je een document opent, bewerkt en weer sluit. Heb je bijvoorbeeld een document geopend om 8u in de ochtend en je sluit het pas weer om 3 uur in de middag, dan is dat dus één versie.

Het voordeel van OneDrive ten opzichte van je laptop is het werken in de cloud. Hierdoor ben je niet gebonden aan de laptop, en kan je, indien je internet hebt, via elk apparaat bij je bestanden. Dit komt handig uit als je laptop nét voor de deadline ermee ophoudt😒.

SharePoint

Ook met SharePoint werk je in de cloud en dus online. SharePoint kan je enkel via een internet browser oproepen. Er bestaat een mogelijkheid om SharePoint te synchroniseren met je Windows Verkenner, maar dit raad ik ten zeerste af. Lees hier een blog die ik heb geschreven die je uitlegt waarom.

SharePoint is bedoeld voor de gezamenlijke opslag van bedrijfsdocumentatie. Je kunt het dus vergelijken met de schijven die je eventueel nu nog gebruikt of hebt gebruikt. Doordat SharePoint bedoeld is voor groepsgebruik en documentatie, zie je hier fantastische functionaliteiten in terug. Zo heb je net als bij de OneDrive ook de mogelijkheid tot automatisch opslaan en versiegeschiedenis. Daarnaast kan je via SharePoint tegelijk met meerdere personen in hetzelfde document werken. Dit kan tot 200 personen, dus daar kun je voorlopig wel mee uit de voeten😉. Zodra je in hetzelfde document werkt, zie je elkaar binnen 0,5 seconden typen wat het ontzettend efficiënt maakt.

Gezien je met meerdere personen dus in SharePoint werkt, is er een sterke behoefte aan goede beveiliging van mappen en/of documenten. Gelukkig zit dit ook in SharePoint. Je kunt hier aangeven dat bepaalde groepen personen bepaalde onderdelen in SharePoint niet mogen zien. Zo heb je bijvoorbeeld een onderdeel met HR gegevens waar enkel de HR medewerkers bij mogen. Dit kan je heel gemakkelijk inrichten. Zoals gezegd is SharePoint op te roepen via een URL. Dit betekent dat die URL ook gedeeld kan worden met interne en externe mensen. Ondanks dat er een URL wordt gedeeld zal SharePoint altijd kijken of diegene rechten heeft om de site, map of bestanden te bekijken. Dus wees gerust, het blijft veilig.

Teams

Tot slot hebben we Microsoft Teams. Dé applicatie waarmee je gemakkelijk kunt samenwerken met je collega's, klanten én leveranciers. Je kunt een-op-een chatten of je kunt in een heel team samenwerken in het onderdeel team in Microsoft Teams. Let op dat hier al snel een spraak verwarring in zit. De applicatie heet Microsoft Teams en deze bevat een onderdeel welke teams heet.

Chatten een-op-een spreek natuurlijk voor zich. Alleen hoe werkt het nu als je dus een team aanmaakt in Microsoft Teams. In een team heb je ook de mogelijkheid om te chatten, waarbij je dus een groep chat hebt. Tevens kan je gemakkelijk met elkaar bestanden delen en tegelijkertijd bewerken. Daarnaast heb je de mogelijkheid om nog allerlei connecties te maken met andere applicaties zoals AFAS, Topdesk, SharePoint, Planner en nog veel meer!

Naast chatten en samenwerken kan je uiteraard ook met iedereen een vergadering opstarten, waarbij je je camera kan aanzetten of je beeldscherm kan delen. Sinds afgelopen december (2020) kan je zelfs meerdere sub-vergaderingen aanmaken in één hoofdvergadering. Dit noemen we break out rooms en is ontzettend handig voor online trainingen, waarbij je de hele groep wilt splitsen in kleinere groepen om bijvoorbeeld oefeningen te maken.

Waar vaak ook veel verwarring in zit is het verschil tussen een team en een vergadering. In beide werk je namelijk samen. Nu is een team bedoeld voor projecten, waarbij alle leden worden toegevoegd aan een team en daar kunnen discussiëren en bestanden kunnen delen. Een vergadering is het beeldbellen of schermdelen. Een vergadering is dus anders dan het opzetten van een team om in samen te werken.

Overeenkomsten & verschillen

Nu je weet wat de kracht is van ieder onderdeel, is het goed om de verschillen en overeenkomsten in kaart te brengen. De grootte verschillen zijn als volgt. OneDrive is echt bedoeld voor jou persoonlijk. Let op: voor jou persoonlijk en niet privé. Gebruik het voor de opslag van documentatie die alleen voor jou is bedoeld, maar ga geen vakantiekiekjes erop zetten. SharePoint gaat over bedrijfsdocumentatie voor iedereen, waarbij je her en der natuurlijk machtigingen op zet en Teams is bedoeld voor actieve samenwerking.

Natuurlijk komt er ook weer veel overeen. Zo kun je bij alle drie veilig terecht met je documenten en is het ook volledig ingericht op het opslaan van documentatie. Daarnaast kan je bij ieder van deze applicaties ook bestanden delen. Bij de een gaat het delen net iets handiger omdat niet iedere applicatie bedoeld is om documenten mee te delen, ondanks dat de mogelijkheid er wel is.

Doordat je bij iedere applicatie documenten kan delen, kan je dus met iedere applicatie samenwerken. Alleen welke is daar nu echt voor bedoeld en waarvoor gebruik je de andere applicaties dan? Het is tijd voor de conclusie.

Conclusie

OneDrive is echt alleen voor jou persoonlijk bedoeld en dus niet voor het delen van documenten. Het kan natuurlijk wel, maar het is niet optimaal ingericht. Zo houd je bijvoorbeeld niet gemakkelijk overzicht tussen wie waartoe nu rechten heeft.

SharePoint is juist wel bedoeld voor de opslag van documenten om te delen met collega's maar ook met externen. Hierbij zitten een flink aantal functionaliteiten zoals het samenwerken in hetzelfde bestand als een machtigingsstructuur om alle documenten en informatie veilig te houden.

Teams is tot slot bedoeld voor directe samenwerking in de vorm van een project of vast team. Hierbij kan je discussiëren, zaken snel afstemmen en documenten worden gedeeld via SharePoint.

Door de applicaties op deze wijze te gebruiken behoudt je documentenopslag op één plek. Dit maak het een stuk efficiënter werken en is ook fijner en overzichtelijker. Gelukkig kan je in Teams een snelkoppeling maken naar een specifiek onderdeel in SharePoint zodat je vanuit Teams de documenten in SharePoint kan oproepen. Ik zet een link in de beschrijving naar de video die hier meer uitleg over geeft.