Tips voor adoptie voor allerlei soorten applicaties is vrijwel iedereen op zoek. Als bedrijf wil je natuurlijk blijven groeien en toekomstbestendig blijven, wat zal inhouden dat je eens in de zo veel tijd van applicaties moet wisselen. Alleen hoe zorg je ervoor dat je medewerkers gemakkelijk mee gaan in de verandering? Het klinkt gemakkelijker dan het is. Niet iedereen is namelijk even technisch aangelegd en anderen zijn veranderingsmoe.
In deze blog bespreek ik 5 tips voor online adoptie, welke heel praktisch en direct te in te zetten zijn.
Tip 1 | Training
Uiteraard is een training het belangrijkste. Hoe klein een applicatie ook is, zorg ervoor dat je ze voorziet van een training. Geef bij de training als eerst aan waarom over wordt gegaan op een nieuwe applicatie. Belangrijk hierbij is dat zij begrijpen wat het hun gaat bieden. Of te wel, het alom bekende 'Whats in it for me?'.
Daarna is het belangrijk dat de applicatie en de werking ervan wordt uitgelegd. Wat kunnen ze er allemaal mee, wat zijn de richtlijnen vanuit het bedrijf en eventueel tips & tricks.
Tip: belangrijk is dat diegene die de applicatie heeft ingericht en een lid van het projectteam altijd bij de training aanwezig is.
Hierna is het van belang dat iedereen aan de slag kan in de applicatie. Dit kan bijvoorbeeld met een trainingsomgeving waarin er vooraf gedefinieerde opdrachten kunnen worden uitgevoerd. Hierbij kunnen ze gelijk zelf gaan ervaren en direct vragen stellen.
Tip 2 | Nazorg
Waarschijnlijk is nazorg de belangrijke tip. Nazorg is ontzettend belangrijk bij een geslaagde adoptie. Er zijn verschillende zaken die je kan zorgen voor een goede nazorg.
Allereerst is het belangrijk dat je weet dat iedereen een andere favoriete communicatie wijze heeft. De een hoort het graag van een collega, de ander bekijk liever een video en weer een ander leest liever wat na. Zodra je dit door hebt, kan je gaan nadenken over verschillende nazorg materialen.
Voorbeelden van nazorg materialen zijn instructie handleidingen, instructie video's, een game waarmee medewerkers per week een aantal opdrachten moeten uitvoeren, narrowcasting dia's met tips, per week een moment plannen waarop mensen zich kunnen aanmelden om vragen te kunnen stellen, etc.
Tip 3 | Experimenteren
Experimenteren is ontzettend belangrijk bij een goede adoptie. Medewerkers zijn bij een nieuwe applicatie vaak bang om zo maar ergens op te klikken. Ze weten immers vaak niet wat er daarna gaat gebeuren. Hierom is het goed dat er een trainingsomgeving is welke een op een hetzelfde is als de daadwerkelijke omgeving.
In de trainingsomgeving kunnen medewerkers van alles uitproberen, zonder dat zij echt iets verkeerd kunnen doen. Dit maakt dat zij een stuk zelfverzekerder worden met het uitvoeren van acties in een bepaalde applicatie.
Tip 4 | Help elkaar
Als je overgaat op een nieuwe applicatie, is het goed om zogenoemde key users aan te stellen. Zij ontvangen vaak net iets meer training of meer begeleiding in het begrijpen van de nieuwe applicatie.
Aan hen is daarom de taak om hun naaste collega's te helpen als zij ergens niet uitkomen. Dit dienen zij wel proactief te doen. Dus zodra zij ergens horen dat iemand het maar een lastig systeem vinden, dan maakt de key user gelijk een afspraak om er samen nog eens naar te kijken.
Uiteindelijk is het de bedoeling dat niet alleen de key users iedereen helpen, maar ook medewerkers die technisch wat meer onderlegd zijn. Ook zij kunnen gemakkelijk andere collega's helpen. Stimuleer dit door diegene persoonlijk aan te spreken. Mocht je dus zien dat iemand er al goed mee bezig is, benoem dit dan en vraag of diegene anderen wilt helpen. Mensen willen vaak vanuit nature graag anderen helpen. Ze zullen dit compliment dus zeker niet afslaan.
Tip 5 | Blijf in verbinding
Tot slot is het belangrijk dat iedereen met elkaar verbonden blijft. Zo hebben uiteindelijk veel medewerkers dezelfde vraag. Of heeft een medewerker een super handige tip voor andere collega's. Door een platform te maken op bijvoorbeeld de Synigo Pulse Workspace (klik hier voor meer informatie) of op Yammer (klik hier voor meer informatie) zorg je ervoor dat alles verzameld wordt op één plek.
Let op: frustratie is niet gek bij de overgang naar iets nieuws. Dit hoef je zeker ook niet tegen te gaan. Stimuleer juist middels een platform om frustratie te uiten. Vaak lucht het op om frustratie eruit te laten.
Door een platform te creëren waar iedereen terecht kan met vragen en creatieve ideeën zorg je ervoor dat iedereen verbonden blijft. Zo kunnen medewerkers hier zelfs even frustraties uiten. Wellicht herkennen medewerkers de frustratie en de kans is groot dat iemand een work around weet om de frustratie te voorkomen. Daarvoor is dus een platform de perfecte plek.
